Was machen Sie, wenn Ware nicht pünktlich geliefert wird? Oft ruft in so einem Fall der Einkaufsverantwortliche beim Lieferanten an oder schreibt eine E-Mail. Dieses Vorgehen führt in der Regel schnell zu dem Ziel, einen neuen Liefertermin zu erhalten. Allerdings ist die Information zum Lieferverzug damit nicht im System gespeichert und somit zu einem späteren Zeitpunkt nicht auswertbar.
Die Antwort auf diese Frage kann bei so einem Vorgehen nur subjektiv beantwortet werden. Schnell heißt es: Lieferant XY liefert immer zu spät - aber ist das auch so? Ein System kann die Frage nur beantworten, wenn es Daten hierzu hat.
Business Central bietet die Möglichkeit Lieferanmahnungen automatisiert zu erstellen und am Ende auswertbar zu machen. Welche Einrichtungen notwendig sind, um Lieferanmahnungen in Business Central zu verwenden und wie sich diese erstellen lassen, stelle ich Ihnen in diesem Blogbeitrag vor.
Folgende Einrichtungen sind notwendig, um in Business Central mit Lieferanmahnungen arbeiten zu können:
Kreditoren & Einkauf Einr.
In der Kreditoren & Einkauf Einr. im Register Allgemein muss ein Standard Lief.-Mahn-Datumsfeld ausgewählt sein, auf das der Verzug geprüft werden soll.
Standardmäßig ist hier das zugesagte Wareneingangsdatum voreingestellt. Im Prinzip ist dies eine sinnvolle Wahl, da es das Datum ist, welches der Lieferant Ihnen als Lieferdatum für die Bestellung zugesagt hat. Wichtig ist, dass Sie dieses Datum in Ihren Bestellungen konsequent eintragen, sobald Ihr Lieferant Ihnen einen Liefertermin bestätigt hat.
Hinweis: Die Lieferanmahnung prüft immer auf das Datumsfeld in der Bestellzeile.
Des Weiteren muss in den Nummernserien für Lieferanmahnung und Reg. Lieferanmahnung jeweils eine Nummernserie hinterlegt sein.
Lieferanmahnungsmethode
Als nächstes benötigt das System mindestens eine Lieferanmahnungsmethode, die anschließend den Kreditoren zugewiesen wird, die im Lieferanmahnungsprozess berücksichtigt werden sollen.
Mit Max. Anzahl Lieferanmahnungen können sie festlegen, wie viele Lieferanmahnung maximal erstellt werden dürfen. Ist diese Anzahl erreicht und die Ware immer noch nicht eingetroffen, wird diese nicht mehr für eine Lieferanmahnung vorgeschlagen.
Lieferanmahnungsstufen
Für jede Lieferanmahnungsmethode muss dann wiederum mindestens eine Lieferanmahnungsstufe eingerichtet werden.
In diesem Beispiel habe ich zwei Lieferanmahnungsstufen angelegt. Die erste hat eine Fälligkeitsformel von 3 Tagen, was bedeutet, dass bei der ersten Mahnstufe eine Bestellzeile angemahnt wird, wenn das zugesagte Wareneingangsdatum um drei Tage überschritten wurden.
Mahntexte
Des Weiteren können zu jeder Stufe Vor- und Nachtexte eingerichtet werden, die automatisiert vom System in den Lieferanmahnung eingefügt werden.
In den Textzeilen können Sie folgende drei Platzhalter verwenden:
Lieferanmahnungsmethode dem Kreditor zuweisen
Damit Bestellungen im Lieferanmahnungslauf berücksichtigt werden, muss den jeweiligen Kreditoren ein Lieferanmahnungsmethode zugewiesen worden sein:
Um Lieferanmahnungen zu erstellen, gehen Sie auf die Seite Lieferanmahnungen, öffnen mit Neu eine neue Lieferanmahnung und klicken anschließend auf Lieferanmahnungen erstellen.
Das System startet den Stapellauf, prüft anhand der eingerichteten Parameter, ob überfällige Bestellzeilen im System vorhanden sind und erstellt automatisiert die jeweiligen Lieferanmahnungen.
Nach Abschluss der Prüfung erscheint ein Infofenster mit der Meldung, wie viele Lieferanmahnungen vom System erzeugt worden sind.
Sollte bei diesem Vorgang zusätzlich eine leere Lieferanmahnung vom System erzeugt worden sein, können Sie diese einfach löschen:
Die erstellten Lieferanmahnungen sind bisher nur Vorschläge vom System. Erst mit dem Registrieren wird aus dem Vorschlag eine registrierte Lieferanmahnung und somit die Posten geschrieben. Des Weiteren wird ein Beleg vom System erstellt, den Sie an Ihren Lieferanten senden können.
Hinweis: In der Regel ist eine einmalige Beleganpassung notwendig, um den Beleg an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.
Unter Reg. Lieferanmahnungen finden sie alle registrierten Lieferanmahnungen
Mit Klick auf Posten suchen öffnen sich die zugehörigen Posten.
In den Bestellungen finden Sie die zugehörigen Lieferanmahnungsposten unter Aktionen -> Funktionen -> Lieferanmahnungsposten.
Die Lieferanmahnung in Business Central bietet Ihnen die Möglichkeit, die Zuverlässigkeit Ihrer Lieferanten mit Hilfe von Posten im System festzuhalten. Nach einer einmaligen Einrichtung lassen sich Lieferanmahnungen Dank des Stapellaufes automatisiert erstellen.
Die erstellten Lieferanmahnungen sind im ersten Schritt nur Vorschläge vom System. Erst durch das Registrieren werden die Posten geschrieben. Des Weiteren wird ein Lieferanmahnungsbeleg erstellt, den Sie per E-Mail an Ihren Lieferanten senden können.
Sie arbeiten noch nicht mit Lieferanmahnungen in Business Central haben aber Interesse daran? Gern unterstützen wir Sie bei den Einrichtungen und der Einführung des Prozesses.
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