Microsoft Teams sollte unser priorisiertes System zur Telefonie werden. In diesem Blogbeitrag möchten wir mit Ihnen unsere Erfahrungen von der klassischen Telefonanlage hin zu Microsoft Teams teilen.
Vor etwa einem Jahr, Ende 2019, erreichte uns die Info, dass unsere konventionelle Telefon-Amtsleitung des Bürostandortes in Kronberg seitens des Telefon-Providers gekündigt wurde.
Ein Update der vorhandenen Telefonanlage (Netphone bzw. Swyx), neuer Session Border Controller (VoIP-Router) und ein entsprechend geänderter Internetanschluss wurde uns angeboten – einige tausend Euro wären fällig gewesen.
Zu diesem Zeitpunkt setzten wir intern jedoch bereits verstärkt Microsoft Teams für unsere Meetings ein und es kam schnell die Frage auf, ob wir die aktualisierte und modernisierte Telefonanlage nicht auch gleich mit Teams verbinden und integrieren könnten. Die Antworten darauf seitens des Telefonproviders waren jedoch leider unbefriedigend.
Wir stellten uns daraufhin die Frage, ob ein Invest in die alte Telefonanlage wirklich in die richtige Richtung gehe. Wir wussten, dass viele Unternehmen auch schon vor der Einführung von Microsoft Teams auf Skype for Business (früher Lync) gesetzt hatten und die Technologie somit bereits weit verbreitet ist. Die Telefonie-Dienste von Microsoft Teams sind dazu schon als logischer Nachfolger positioniert.
Die große Preisfrage war nun: Können wir in Sachen Telefonie komplett auf Teams setzen und die Telefonanlage in Rente schicken? Dies kann mit einem eindeutigen JA beantwortet werden und seit Juni 2020 laufen alle internen und externen Gespräche bei uns über Teams. Glücklicherweise eingefädelt und geplant in den ersten Monaten des Jahres, waren wir auch bestens auf Lockdown und die Corona-Maßnahmen wie Homeoffice vorbereitet.
Microsoft Teams ist einer von vielen Online-Diensten, der mit Microsoft 365 als Produktivitäts-Cloud angeboten wird. Man nutzt lokal installierte, dedizierte Teams-Clients (Windows, iOS, Android, MacOS) oder den browserbasierten Web-Client. Die serverseitigen Dienste laufen grundsätzlich in den Rechenzentren von Microsoft. Aber wie verbindet man nun die „Amtsleitung“ mit dem „Teams-Server“, sodass Gespräche über die normale Festnetznummer mit allen Nebenstellen-Durchwahlen geführt werden können?
Allen folgenden Optionen gemeinsam ist, dass man für die externen Telefonie-Dienste von Teams pro Benutzer eine „Phone System“-Subscription benötigt. Diese liegt pro Benutzer aktuell bei ca. 6 EUR pro Monat.
In dieser Variante benötigt man am eigenen Standort einen sogenannten SBC (Session Border Controller). Dieses Gerät kann man sich als Kombination aus Router und Firewall für Telefonate und als Vermittler zwischen Telefonie-Dienst-Anbieter und der eigenen „Telefonanlage“ vorstellen. Diese Geräte sind nicht allzu günstig; In unserem Fall – mit 50+ Nebenstellen – wäre hier ein hoher vierstelliger Euro-Betrag fällig geworden.
Schaut man sich den Signalverlauf genauer an, erkennt man, dass ein externer Anrufer zunächst über das Telefonnetz auf dem SBC landet (1). In der Folge leitet der SBC den Anruf zum Teams-Service ins Microsoft-Rechenzentrum weiter (2+3), Teams sendet das Gespräch dann zum angemeldeten Anwender (4).
Die Telefonate werden als VoIP-Service über die vorhandene Internetleitung vom Telefonie-Anbieter bereitgestellt und neben den Grund- auch die Verbrauchskosten berechnet.
Uns hat dabei missfallen, dass man in dedizierte Hardware investieren muss und jedes Gespräch über den Bürostandort und den zentralen SBC geroutet wird.
Als Vorteil sollte hier jedoch genannt werden, dass beim Einsatz eines lokalen SBCs der sogenannte "Media-Bypass" genutzt werden kann. Dies ermöglicht es einem Client, der den SBC direkt erreichen kann, den Sprachkanal ebenfalls direkt über diesen aufzubauen ohne zuerst den Umweg über die Teams Dienste im Microsoft Rechenzentrum zu gehen.
Die Auswirkung dieses Vorteils ist jedoch direkt abhängig von der Anzahl der parallel genutzten Sprachkanäle. Je mehr User "extern" sitzen, desto weniger Nutzen kann man daraus ziehen.
Es gibt Anbieter im Markt, die Session Border Controller betreiben und die Nutzung im Rahmen von Dienstleistungen anbieten. Die SBC-Infrastruktur wird ausfallsicher betrieben und die Anbindungen an die Online-Dienste von Microsoft sind ebenfalls als ausfallsichere und redundante Anbindungen ausgelegt.
Ein eingehendes Gespräch landet über den Betreiber der Rufnummer bzw. Amtsleitung beim SBC des Dienstleisters (1), wird dann an die Teams-Dienste weitergeben (2+3) und landet zu guter Letzt beim zuständigen Teams-Client (4).
Als ein Beispiel kann das Unternehmen www.byon.de genannt werden. Anders als bei den Calling Plans von Microsoft bieten diese "Sprachkanäle" an, was wie frühere Amtsleitungen zu sehen ist. Diese Sprachkanäle kosten etwa 4,50 EUR pro Monat und sind nicht gebunden an einen Benutzer. Zudem sind die Verbrauchskosten sehr attraktiv.
In dieser Variante betreibt Microsoft im Rechenzentrum eine eigene SBC (Session Border Controller). Als Anwender/Nutzer bekommt man davon also rein gar nichts mit.
Die Signalwege sind auch recht einfach. Gespräche landen bei dem Teams-Client, der mit der Nebenstelle des Benutzernamens assoziiert ist - ganz egal wo der Client sich auf der Welt befindet (Büro, Homeoffice, etc.).
Man bucht pro Anwender zusätzlich einen sogenannten Calling Plan. Darin enthalten sind Grundkosten, aber auch Verbrauchskostenguthaben und es lassen sich auch bestimmte Flat-Tarife zubuchen.
Die Calling Plan-Subscription kostet pro Anwender ca. 10 EUR und Monat. Der Vorteil an dieser Lösung ist, dass man alles aus einer Hand beziehen kann. Die Kosten pro Anwender sind jedoch erheblich.
Die Feature-Liste der Teams Telefonie-Lösung ist sehr umfangreich:
Verschiedenste Clients (Smartphones, Tischtelefone, Desktop/Web-Client)
Outlook Integration (Voicemail, Transcript, Terminplanung für Konferenzen)
Konferenzen mit 250 Teilnehmern (auch nutzbar für Webinare)
Aufzeichnungen (Stream / OneDrive)
Telefonzentrale / Call-Center (Call-Queues und Workflows)
Konferenzraum-Lösung (Teams Room System)
Voicemail / Transcript
Steuerung per Power Automate
Standortunabhängigkeit ("Internet" reicht)
Jeder PC, jedes Smartphone und jedes Tablet kann zur Nebenstelle werden. Egal ob Windows, MacOS, iOS oder Android, Microsoft verbindet Benutzer per Teams-Client für alle diese Betriebssysteme und Geräte. Die Integration der Teams-Dienste in die Microsoft 365 (Office 365) Welt ermöglicht es, Dienste wie "Power Automate" zu nutzen, um z.B. Telefonie-Einstellungen Ereignis- und Script-gesteuert anzupassen.
Wir sind absolut zufrieden mit der gewählten und umgesetzten Lösung. Die Fusion von klassischer Telefonie, Video-Calls und Konferenzen in ein einziges Tool ermöglicht eine einfache und benutzerfreundliche Bedienung.
Egal, wo sich die Comsolianer gerade befinden und bewegen, der Teams-Client als "Telefon-Nebenstelle" kann immer genutzt werden – einzig eine Internetverbindung ist nötig. Egal, ob zu Hause, auf Geschäftsreise oder in der Firmenzentrale – die persönlichen Durchwahlen und internen Nebenstellen sind immer dabei.
Früher waren wir bei Telefonkonferenzen auf die 30 Kanäle der Amtsleitung beschränkt. Mit Teams liegt dieses Limit nun bei 250 Benutzern pro Konferenz. Als Nebeneffekt haben wir nun auch unsere Webinare von TeamViewer auf Teams umgestellt: Telefon-Konferenz, Bildschirm-Präsentationen und Video-Übertragungen mit bis zu 250 Benutzern – alles vereint in Teams.
Am Firmenstandort in Kronberg wurden Soft- und Hardwarekomponenten der alten Telefonielösung (Swyx / Netphone) abgebaut und deinstalliert.
In Byon haben wir einen kompetenten Partner für die Terminierung und Zuführung von externen Gesprächen, gute Qualität und erheblich günstigere Verbrauchskosten als vor der Umstellung.
Da Microsoft neben Office 365 eine Reihe nützlicher Dienste anbietet, wurde dies nun in "Microsoft 365" umbenannt. Es ergibt Sinn, sich mit diesen Möglichkeiten auseinanderzusetzen und nicht nur "Office" isoliert zu sehen.
Gerne unterstützen wir Sie beim Validieren der Möglichkeiten und dem Bewerten, welche Services dem eigenen Unternehmen Nutzen bringen könnten. Bei Fragen dazu und dem Themengebiet Teams-Telefonie kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail.