In früheren Blogbeiträgen über die Erstellung von Word-Layouts für Belege oder den E-Mail-Versand wurden wiederholt Herausforderungen wie der XML-Zuordnungsbereich, benötigte erweiterte Kenntnisse im Reporting und im Datenset sowie eingeschränkte Flexibilität bei der Feldauswahl thematisiert.
Business Central ermöglicht es uns, an verschiedenen Stellen Word-Vorlagen zu nutzen. Diese Vorlagen können unkompliziert und ohne komplexe Felder im XML-Bereich erstellt werden. In diesem Artikel werde ich einen Überblick über die Funktionalität, potenzielle Anwendungsbereiche und eine kurze Anleitung geben.
Word-Vorlagen stehen uns bei den folgenden Listenansichten zur Verfügung:
Für die direkte Kommunikation mit einzelnen Debitoren, Kreditoren und Kontakten finden wir die Word-Vorlagen zusätzlich in den jeweiligen Kartenansichten.
Darüber hinaus finden wir die Word-Vorlagen im E-Mail-Versenden Menü für den E-Mail-Text und E-Mail-Anhang.
Somit ermöglichen uns Word-Vorlagen einen weiteren Weg, den E-Mail-Versand in Business Central zu individualisieren. Wir können eigene Vorlagen auf diesem Weg noch leichter als mit Layouts erstellen und hinterlegen.
Da beide Funktionen sehr ähnlich klingen, möchte ich an dieser Stelle darauf eingehen, worum es sich bei Word-Layouts handelt und was die Unterschiede bei den Word-Vorlagen sind.
Word-Layouts werden in Business Central zum Beispiel für das Beleg-Layout oder für die E-Mail-Texte verwendet.
Ein Vorteil ist, dass diese Layouts und Texte sich relativ einfach in Word erstellen und anpassen lassen und man dynamische Felder aus dem Datenset des Reports mit einbinden kann. Daten wie Adresse, Kontaktinformationen und Bestellinformationen lassen sich automatisch füllen.
Entwickler oder Anwender erreichen dies über das Einfügen der Felder aus dem XML-Zuordnungsbereich, in welchem die verfügbaren Felder aus dem Datenset des zugehörigen Reports zur Auswahl stehen.
Um anschließend damit zu arbeiten, sind zumindest grundlegende Kenntnisse zum Datenset und den Feldbezeichnungen notwendig. Es lassen sich nur die Felder hinzufügen, die im Datenset bereits vorhanden sind. Fehlen Felder, muss ein Entwickler oder eine Entwicklerin das Datenset erweitern.
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💡Wenn Sie mehr über das Erstellen von Word-Layouts in Dynamics NAV / Business Central erfahren möchten, dann finden Sie diese weiterführenden Blogbeitrage vielleicht interessant: |
Wie bereits angekündigt, gehen wir bei den Word-Vorlagen einen anderen Weg:
In Business Central bezieht sich eine Entität oft auf ein bestimmtes Element oder Objekt innerhalb des Systems, für das Daten gespeichert oder verarbeitet werden. Dabei handelt es sich in Business Central meist um die verschiedenen Tabellen. Entitäten können Debitoren, Kreditoren, Artikel, Konten oder sogar spezifische Berichte sein.
Das klingt vielleicht im ersten Moment etwas kompliziert, in der folgenden Anleitung sollten einige Vorteile und Vereinfachung jedoch auffallen.
In der folgenden Anleitung erstellen wir eine Word-Vorlage für einen E-Mail-Text in einer Einkaufsbestellung. Wenn wir uns im Bereich des E-Mail-Versands bewegen, müssen wir wie gewohnt eine E-Mail einrichten und zum Beispiel ein vorhandenes Microsoft 365 Postfach verknüpfen.
Um Felder wie Empfänger und Absender automatisch richtig zu füllen, empfiehlt sich eine gute Stammdatenpflege der jeweiligen Datensätze.
Das macht das Bearbeiten in Word leichter und übersichtlicher, da wir nur noch die Felder mitgegeben, mit denen wir im konkreten Vorlagendesign arbeiten wollen.
Praktische Verwendungsideen abseits der E-Mail-Textvorlagen sehe ich für:
Word-Vorlagen können somit im E-Mail-Bereich als zweite Option neben eingerichteten Layouts dienen, um weitere Anhänge zu gestalten oder Vorlagen für besondere Szenarien zu hinterlegen.
Wem diese Möglichkeiten nicht ausreichen oder wenn ein automatisierter Versand aus bereits laufenden Prozessen gewünscht ist, für den könnte unser Comsol Add-on Multinav Mail eine passende Lösung sein. Multinav Mail bietet noch mehr Flexibilität und die Möglichkeit, einen E-Mail-Versand an den verschiedensten Stellen einfach einzubinden und zu automatisieren.
Weitere Informationen:
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Möchten Sie zukünftig Word-Vorlagen in Business Central aktiv nutzen? Gerne beraten wir Sie und helfen ihnen bei der Einrichtung!
Für weitere hilfreiche Tipps & Tricks in Dynamics NAV / Business Central klicken Sie einfach oben auf den orangefarbenen Tag "Tipps & Tricks", dann finden Sie alle Beiträge im Überblick.
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