Laut Programmcodeanalyse sind >99% der Produktfunktionalität rund um die Abbildung der ERP-Prozesse in der Cloud- und der On-Premise-Version von Business Central gleich. Doch worin bestehen die entscheidenden Unterschiede, die für den Einsatz der Cloud Lösung (SaaS bei Microsoft) sprechen?
Auch im Jahr 2022 wird Business Central weiterhin für On-Premise-Installationen (also auf Ihrer Hardware oder im Rechenzentrum) verfügbar sein. Microsoft hat sein Commitment für beide Varianten grundsätzlich verlängert.
Die wichtigsten Gründe, warum die Cloudlösung trotz fast deckungsgleichem Funktionsumfang in vielen Fällen die bessere Wahl ist, haben wir Ihnen hier zusammengestellt.
Erweiterbarkeit
Wenn die Basisfunktionen nicht ausreichen, haben wir schon früher gerne auf zertifizierte NAV Add-ons zurückgegriffen. Seit Business Central spricht man dabei von sogenannten Apps. Für Cloudinstallationen steht der Microsoft AppSource zur Verfügung. Hier finden sich Hunderte von fertigen Apps zur Erweiterung von Business Central.
Diese können mit geringem Aufwand in einer Testumgebung installiert und geprüft werden bevor man sich entscheidet und sie produktiv, auch über den Store, installiert. Die Installation funktioniert auf Knopfdruck, ähnlich den bekannten AppStores auf dem Smartphone, und kann durch Sie selbst durchgeführt werden.
Die oftmals langwierigen Vorauswahlprozesse und -investitionen in Add-on-Lizenzen gehören hiermit der Vergangenheit an. Auch zwingt Microsoft die AppSource Partner zur Einhaltung wesentlich umfangreicherer Qualitätskriterien, als dies früher der Fall war.
Findet sich im AppSource keine passende App, so können Business Central Kunden auch weiterhin selbst oder durch Partner zur Programmierung einer sogenannten Extension greifen. Die notwendigen Lizenzen für die Programmierung und die notwendigen "Programmierobjekte" (Tabellen etc.) sind in der Cloud kostenfrei. Im On-Premise gilt weiterhin das alte Lizenzmodell zum Kauf der "Objekte".
Infrastruktur und Lizenzen
Der Betrieb einer Business Central Umgebung kostet neben den reinen Nutzerlizenzen und der jährlichen Wartung noch einiges mehr. Investitionen und laufende Kosten für Server, Betriebssysteme, Backup, Administration etc. werden leider zu oft als "so da"-Kosten beziffert.
Die Lizensierung der Cloudinstanz beinhaltet dahingegen ein Mietmodell, das neben der Nutzung der ERP Lösung auch die notwendige Infrastruktur dahinter, wie Server, Speicherplatz, Verfügbarkeit usw., einschließt.
Sie brauchen "mal schnell" eine Testumgebung um etwas auszuprobieren? On-Premise müssen sie prüfen, ob genug Platz zur Verfügung steht, die Lizenz ausreicht, administrative Tätigkeiten für das Kopieren der Datenbank planen und im schlimmsten Fall erst einmal Platz für den Server schaffen.
In der Cloud wird auf Knopfdruck eine "Sandbox" aus der Produktivumgebung erstellt und steht sofort allen Usern zur Verfügung.
Sicherheit
Die Bereitstellung in der Cloud entspricht den seitens Microsoft nachgewiesenen Prüfungen rund um Datenschutz und -sicherheit . Durch die automatischen Updates sind sie hier immer aktuell und müssen keine eigenen Prüfungen durchführen. Das Erstellen von Sandboxen kann so konfiguriert werden, dass sensible Daten nicht mit kopiert werden.
Die Weiternutzung von ERP Daten in anderen Produkten, wie zum Beispiel Excel, kann administrativ im Rahmen der Data Loss Prevention unternehmensweit geregelt werden. On-Premise ist die Abfrage und missbräuchliche Weitergabe von ERP Daten über entsprechende Zugriffe direkt auf die Datenbank weitaus einfacher möglich.
Immer aktuell
Business Central im Microsoft SaaS bedeutet auch automatisch immer die aktuelle Version zu haben. Die regelmäßigen Updates werden im Hintergrund eingespielt. Ein Prüfsystem meldet sich zeitnah vorher, wenn es Probleme geben sollte.
Falls nötig, können Sie das Update auch für eine begrenzte Zeit verschieben. App-Anbieter im AppSource sind auch verpflichtet, ihre Apps immer aktuell zu halten.
Integration in Microsoft Office und Teams
Seitens Microsoft wird die Integration von Business Central mit den restlichen Business Applications weiterhin vorangetrieben. Die Nutzung von Teams zum Teilen von Business Central Belegen, das Erstellen von Angeboten oder Abrufen von Kontakten aus Outlook bis hin zum geliebten Daten-Visualisieren mit Excel und Power BI sind weiterhin starke Argumente, um auf die gesamte Produktpalette zu setzen.
Aber nicht alle neuen Funktionen, wie z.B. die Teams-Nutzung oder der BC Connector für Power BI sind ohne weiteres für On-Premise nutzbar. Und wenn sie es sind, so steht ein höherer Konfigurationsaufwand für die Erstnutzung an oder sie sind funktional etwas eingeschränkter.
Wo Licht ist, ist auch Schatten
Nach so vielen positiven Argumenten für die Cloud gilt es ehrlicherweise auch über einige Baustellen zu berichten.
Ganz weit vorne ist der sogenannte Team Member (früher Limited User). In der Cloud kann er noch weniger als bisher, was uns bei einigen Kundenlösungen eine wirtschaftliche Umsetzung mit Business Central schwer gemacht hat. Hier hoffen wir auf baldige Besserung.
Für die Entwickler von Programmanpassungen aber auch den Zugriff auf die Datenbasis ist der direkte Zugang zur Datenbank in der Cloud erschwert worden. Hier konnten wir in der Vergangenheit oftmals schlanke Lösungen realisieren, die heute mehr Zeit oder die Nutzung eines zusätzlichen Azure Dienstes brauchen. Dafür entstehen aber auch keine Sicherheitslücken, da man zusätzlich auf dem Datenbankserver noch die Zugriffsrechte im Griff haben muss.
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