Personalisieren Sie schon? Das eigene Müsli, das selber zusammengestellte Weinpaket oder die individualisierten neuen Schuhe? Was im Konsumbereich schon länger Standard ist, hat still und heimlich auch in der Microsoft ERP Welt Einzug genommen – das personalisierte ERP-System.
Neues von der Microsoft Speisekarte
Mit dem aktuellen Business Central Release 18 (Wave 1 / 2021) ist Microsoft den nächsten Schritt gegangen und bietet seinen Endkunden noch mehr Möglichkeiten selber Hand anzulegen. Welche große Neuerung das ist und was es vielleicht schon immer gab, Sie aber nie genutzt haben, erfahren Sie in diesem Artikel.
Personalisierung im RTC (NAV 2013 bis Business Central 14 RTC)
Seit den RTC Versionen NAV 2013 ff. war es möglich, weitreichende Änderungen an den Menüs und im Rollencenter selber durchzuführen. Ein Rechtsklick auf das Menüband und schon kann man individuell Buttons und Menüpunkte anordnen. In den Listenansichten sind viele, aus Excel bekannte, Funktionen wie Fixieren und Sortieren hinzugekommen.
Auch kann man eigene gefilterte Ansichten für später speichern. Die Anpassung der Factboxen rundet das Ganze ab. Leider war es weiterhin schwierig, diese Änderungen mit allen oder einer ausgewählten Gruppe dauerhaft zu teilen, ohne auf eine Programmierung zuzugreifen oder in andere Konflikte zu geraten.
Sie sind nicht sicher, ob sie die Möglichkeiten im RTC schon alle kennen?
Schauen sie mal hier vorbei:
Checkliste Personalisierung Microsoft
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Noch mehr Personalisierung im Business Central Modern Client
Nutzen Sie den Modern Client (Webclient) mit Business Central? Hier werden die Möglichkeiten zur Personalisierung kontinuierlich erweitert. Im RTC war es nicht ohne weiteres möglich, getätigte, individuelle Anpassungen an Kollegen zu verteilen. Entweder galten sie nur für einen selber oder ein Berater musste die Anpassungen fest in eine Rolle einprogrammieren.
Auch besteht in älteren Versionen die Gefahr, dass die aufwendig individualisierten Seiten mit einer neuen Anpassung großzügig verworfen wurden.
Der Modern Client bietet hier mehr. Neben den persönlichen Anpassungen (Personalize) können Sie als berechtigter Anwender im Anpassungsmodus (Customize) Ihre Anpassungen für ein bestimmtes Profil (z.B. Auftragsbearbeitung) vorgeben. Alle Anwender mit diesem Profil erhalten dann die Anpassung.
Grundsätzlich sind solche Personalisierungen additiv, das heißt, ein angepasstes Profil arbeitet zusammen mit den eigenen Anpassungen, sofern es keine Konflikte gibt. Und unternehmensweite Anpassungen können weiterhin fix in der Programmierung hinterlegt werden.
Erfahren sie hier, wie diese verschiedenen Anpassungsstufen funktionieren:
Checkliste Microsoft
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Rechtezuweisung über Gruppen und Rechterekorder (ab NAV 2016/2017)
Die Zuweisung und Pflege von Rechten war in älteren NAV-Versionen für den Anwender etwas sperrig und ohne fundierte Systemstrukturkenntnisse nur schwer möglich. Zwei zusätzliche Scheinwerfer machen seit NAV 2016 f. auch diese Nebelfahrt für den Anwender gemütlicher.
Zum einen gibt es Rechtegruppen, in denen sich die bekannten Rechterollen gut zusammenfassen und leichter zuordnen lassen. Zum anderen, mein persönliches Highlight, hat der sogenannte Rechterekorder seinen Einzug in NAV erhalten. Hiermit ist es ein Leichtes, für berechtigte Anwender maßgeschneiderte Rechterollen zu erstellen.
Diejenigen, die früher schon Mixtapes aus der Samstagschartshow erstellt haben, fühlen sich direkt heimisch. Sie wollen für einen bestimmten Vorgang, z.B. Einkaufslieferung prüfen und buchen, eine spezielle Rechterolle erstellen? Dann bereiten Sie Ihr NAV / BC soweit vor, drücken auf den Aufnahmeknopf, spielen den Prozess durch und beenden die Aufnahme bevor die Verkehrseilmeldung kommt.
NAV / BC erzeugt Ihnen im Anschluss eine Liste aller im Aufnahmeprozess genutzten Rechte. Diese können Sie nachbearbeiten oder direkt als eigene Rechterolle speichern. Kenntnisse der Tabellenstruktur oder gar einen Berater brauchen Sie hierfür nicht.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann finden Sie hier weitere Infos:
Dokumentation Microsoft
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Und was ist jetzt die große Neuerung?
Sie dürfen programmieren! Wenn sie wollen :)
Mit Release der BC Version 18 im April 2021 hat Microsoft sich vollständig von einem alten Lizenzparadigma getrennt. Endanwender durften bisher nur mit Einschränkungen oder dem zusätzlichen Erwerb einer Entwicklerlizenz eigene Anpassungen in NAV / BC durchführen.
Dieses Modell wurde jetzt auch für OnPremise Kunden auf Business Central Versionen ab V. 15 (Modern Client mit Programmiersprache AL) zu den Akten gelegt. Kunden in der Microsoft SaaS BC Cloud hatten das Privileg schon vorher.
Aber was haben Sie davon? Natürlich darf ich an meinem Auto auch alle Reparaturen vornehmen. Leider habe ich keine Ahnung von Motoren. Aber einen Wischwasserwechsel oder eine Ölmessung trau ich mir schon zu. Ähnlich ist es auch mit den Möglichkeiten der Entwicklerlizenz für Sie.
Ein altbekanntes Problem ist das Hinzufügen / Anzeigen von Feldern, die über die Personalisierung nicht erreichbar sind. Denn hier kann man nur die Felder ein-/ausblenden, die ein Entwickler dafür auch vorgesehen hat. An Stellen wie den Kontakten oder Posten fehlen zum Beispiel schon immer einige wichtige Felder in den Standardansichten, die wir immer nachträglich bereitstellen mussten.
Sie haben ein zusätzliches Feld, das auf einem Beleg erscheinen soll? Oder sie nutzen die Web-Dienste zum Export von Daten und es fehlt Ihnen ein Feld in einer vorhandenen Abfrage? Oder sie brauchen eine komplett neue Abfrage für Excel / Power BI?
Für all diese Fälle ist derzeit (leider) noch eine einfache Programmierung nötig, die bis dato den Einsatz eines Beraters oder in vielen Fällen den vorherigen Kauf einer Entwicklerlizenz vorausgesetzt hatte.
Nun können Sie dort selber Hand anlegen. Ob Sie das tun (wollen), sei Ihnen freigestellt aber es ist definitiv ein weiterer Schritt zum individuell anpassbaren ERP System.
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