Im vorherigen Blogbeitrag, rund um das Thema "Transparenz", hatten wir Sie ein wenig auf die Telemetrieinitiative von Microsoft eingestimmt. Heute steht nicht Microsoft, sondern wieder das Produkt Business Central im Fokus. Denn beginnend mit der ersten Business Central Version hat auch die "Telemetrie" Einzug in die BC Produktstrategie gehalten.
Damals eher noch etwas für Entwickler und Early-Adopter, ist diese Funktionalität mittlerweile fest im Tagesgeschäft angekommen. Warum auch Sie diese (fast) kostenlose Funktionalität jetzt nutzen sollten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Telemetrie
Umgangssprachlich bezeichnet Telemetrie das „Senden von Messwerten an eine räumlich getrennte Stelle“ zur Sammlung und späteren Auswertung. Alltägliche Beispiele sind Smarthome-Lösungen, die die Raumtemperatur oder die Rollladenpositionen an einen Dienst senden. Auch ihr Smartphone sendet als Telemetriedatensatz regelmäßig ihren aktuellen Standort an einen Internetdienst ihres Vertrauens.
Telemetriedaten werden also ohne Ihr aktives Zutun gesammelt und je nach Notwendigkeit in einem bestimmten Intervall (z.B. Raumtemperatur alle 15 Minuten) oder bei einem Ereignis (z.B. Rollladen fährt hoch) übermittelt.
Business Central überwacht mittlerweile bis zu 200 verschiedene Ereignisse und kann die damit verbundenen Daten als Telemetriedatensatz versenden. Eine Übersicht der Ereignisse nach Version ist sehr gut hier beschrieben.
Muss ich mir Sorgen machen?
Bevor Sie jetzt unruhig werden – der Telemetriedienst von Business Central ist standardmäßig deaktiviert. Wenn man ihn aktiviert, werden die gesammelten Daten zusätzlich anonymisiert. Aber, wenn Sie planen, die Telemetrie zu nutzen, prüfen Sie bitte den Einsatz aus Sicht des Datenschutzes und des Arbeitsrechts nach Ihrem Ermessen.
Um die Business Central Telemetrie zu nutzen, bedarf es eines weiteren Microsoft Dienstes – den sogenannten „Azure Application Insights“. Dieser Dienst ist spezialisiert auf das Sammeln von großen Mengen an Telemetriedaten aus Softwareanwendungen. Diesen Dienst müssen Sie buchen und dann mit Business Central verbinden. Der Dienst kann auch für weitere Telemetrieanforderungen, wie IoT oder andere Softwarelösungen genutzt werden.
Auf weitere Details zur Installation gehen wir an dieser Stelle nicht ein, sie ist hier gut beschrieben. Wichtig zu wissen, Telemetrie ist in der Cloud und OnPremise verfügbar. Für OnPremise Installation gibt es einige Einschränkungen, so dass bestimmte Events nicht funktionieren.
Die Nutzung des Azure Application Insights Dienstes kostet Geld, dessen Betrag sich anhand der Datenmenge bemisst. Wir empfehlen Ihnen, die laufenden Kosten regelmäßig zu prüfen, da sie ggf. durch eine Änderung oder einer längeren Speicherdauer im System ansteigen können. Beachten Sie hierzu auch die Empfehlungen und den Kalkulator von Microsoft unter diesem Link.
Telemetrie mit power BI Nutzen
Wie eingangs erwähnt, war die Telemetrie mit Business Central in den ersten Jahren eher etwas für Nerds. Um die gesammelten Daten auszuwerten, musste man eine eigene Abfragesprache lernen und sich technisch tief reingraben.
Diese Hürde wurde auch seitens Microsofts erkannt, so dass es seit einiger Zeit eine kostenlose BC Insights App für Power BI gibt. Diese serviert die BC Telemetriedaten nutzerfreundlich und dient darüber hinaus auch als Sprungbrett für eigene Auswertungen.
Die App finden Sie im Power BI Marketplace und kann direkt in Power BI installiert werden.
Stand heute kann die App auch mit einem kostenlosen Power BI Konto genutzt werden. Nach der Installation verbinden Sie die App mit Ihrer Azure Application Insight Datenbank. Das genaue Vorgehen ist hier sehr gut beschrieben.
Was kann die Power BI Telemetrie App?
Die App bringt aktuell vier große Berichtsmappen mit. Diese sind: Administration, Errors, Performance und Usage. Im Folgenden wollen wir jeweils einen kleinen Blick reinwerfen. Microsoft pflegt selber auf dieser Seite eine Übersicht der Rollen und Nutzenszenarien für die unterschiedlichen Berichte.
Usage
Der Usage-Report hat die kontinuierliche Überwachung und Verbesserung der Anwendung aus Benutzersicht im Fokus. Man erhält einen Einblick in die Nutzung des Systems durch z.B. angemeldete Sessions oder verwendete Browser.
Aber auch die Nutzung einzelnen Funktionen, Pages und Checklisten kann untersucht werden. Usage hilft somit zu erkennen welche Bereiche in BC intensiv und welche weniger genutzt werden. Es gibt dadurch Hinweise, wo man ggf. die Benutzerführung optimieren kann oder wo ungenutzte Anwendungsmodule liegen.
Sollten Sie BC an mehreren Standorten nutzen, ermöglicht es auch eine Übersicht über die Lokationen. Am interessantesten finden wir die Statistiken über verwendete Funktionen, Berichte und Pages da diese Potentiale für Optimierungen bergen.
Performance
Diese Berichte ähneln den Usage-Berichten, da sie über den aktuellen Systemzustand Auskunft geben. Hier allerdings mehr von der technischen Seite.
Performance liefert einen Einblick in suboptimale Abfragen, Datenbanksperren und ggf. fehlgeschlagene Hintergrundläufe wie die Lagerregulierung. Es hilft einerseits bei der reaktiven Fehlersuche, kann aber durch das Einschalten von Alarmen und Vorschlägen auch proaktiv genutzt werden.
Insbesondere in der Cloud bietet der Bericht in Zukunft noch mehr Informationen für angekündigte Updates und welche Funktionen in den jeweiligen BC Instanzen aktualisiert wurden.
Errors
Dieser Bericht hat zwei Zielgruppen. Zum einen hilft er, proaktiv auf Probleme aufmerksam zu werden. Man erkennt Regionen, in denen öfters Fehlermeldungen auftreten und die somit nicht optimal eingestellt oder geschult wurden.
Zum anderen hilft er im Support gemeldete Fehler besser zu verfolgen. Insbesondere auch „unsichtbare“ Fehler durch Schnittstellen, Importe, Exporte etc. werden hier ersichtlich.
Haben Sie sich schon immer gefragt, warum sie in BC Fehlermeldungen als „hilfreich“ bewerten können? Als "nicht hilfreich" markierte Fehlermeldungen tauchen hier wieder auf, so dass man Maßnahmen zur Verbesserung treffen kann. Ganz neu ist auch die Verfolgung von Fehlern, die aus unzureichenden Berechtigungen oder fehlgeschlagenen Login-Versuchen herrühren.
Administration
Dieser Bericht hilft Administratoren eine Übersicht über die laufenden Systeme und insbesondere auch die Anzahl und den Status installierter Apps und Mandanten zu behalten. Sollten Sie sogenannten Retention Policies einsetzen, die zyklische z.B. inaktive personenbezogene Daten bereinigen, so können sie diese hier überwachen.
FAZIT
Die angesprochenen Funktionen sind nur ein kleiner Teil der Möglichkeiten, die die Telemetriedaten und die kostenfreie Power BI App mitbringen. Sehr offensichtlich hilft die App Entwicklern und Administratoren die Anwendung besser zu überwachen.
Dort, wo wir früher nur reagieren konnten, bekommen wir heute vorab Warnungen oder Hinweise auf mögliche Probleme des Systems. Auch ist es möglich, dass Entwickler zusätzliche Telemetrieereignisse einbauen, um Ihre individuellen Prozesse zum Beispiel in der Produktion oder in der Logistik zu unterstützen.
Aber auch für Anwender sind die Daten nützlich. Einsichten über die Nutzung von Funktionen, Pages und Reports geben uns Ideen wo wir den Anwender durch bessere Schulung oder optimierte Abläufe besser mit dem System vertraut machen können.
Das Auftauchen bestimmter Fehlermeldungen hilft uns bei der Neueinführung von Prozessen, in dem zeitraubende Einzeltests für Berechtigungen wegfallen. Durch Hinweise auf langlaufende Prozesse oder fehlende Datenbankschlüssel können sub-optimale Programmierungen unter Produktivbedingungen schneller aufgedeckt werden.
Das Allerwichtigste ist aber, diese ganzen Informationen und Auswertungen bekommen Sie fast kostenlos serviert. Zeitlich ist der Aufwand für die Installation und Anbindung des Dienstes, insbesondere mit BC in der Cloud, überschaubar.
Die Power BI App ist direkt aus dem Store installierbar. Nur die Zeit, die Daten zu durchforsten müssen Sie investieren. Selbst wenn man aufgrund der Azure Application Insights - Kosten die Anwendung nicht dauerhaft Telemetriedaten sammeln lässt, kann eine zeitraumbezogene Prüfung über z.B. einige Monate schon erhellend sein.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann nutzen Sie die oben genannten Links um noch tiefer einzusteigen und die Telemetrie zu aktivieren. Neben den Hilfeseiten wird die Power BI App auch intensiv vom Business Central Team gepflegt.
Regelmäßige Updates zu Funktionen und Einsatzzwecken stellt zum Beispiel Kennie Nybo Pontoppidan auf LinkedIn zur Verfügung. Natürlich können Sie auch uns gerne ansprechen.
Mit diesem Beitrag beenden wir vorerst die Reihe "Ist die Cloud das Allheilmittel?"
Alle Beiträge zu dieser Serie finden Sie beim Klick auf den Autor.
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