In der modernen Geschäftswelt spielen Daten eine zentrale Rolle bei strategischen Entscheidungen. In Microsoft Dynamics 365 Business Central gibt es die Möglichkeit, mit sog. „Dimensionen“ zu arbeiten. Diese tragen dazu bei, die Organisation und Analyse von Unternehmensdaten zu verbessern. Aber was genau sind Dimensionen und auf welche Weise können sie zum Geschäftserfolg beitragen?
Was sind Dimensionen?
Dimensionen in Business Central werden dafür genutzt, unsere Transaktionen bzw. Geschäftsvorfälle mit weiteren Kriterien bzw. Informationen anzureichern. Ziel ist es dabei, detailliertere Informationen zu unseren Geschäftsvorfällen zu erhalten, die wir dann mittels Finanzberichten bzw. Analysen auswerten können.
Die Verwendung von Dimensionen bietet einen erheblichen Vorteil. Für spezifische Analysen ist es nicht nötig, separate Konten zu erstellen. Stattdessen können die benötigten Informationen direkt durch die Dimensionen abgerufen werden. Beispielsweise können Sie Dimensionen verwenden, um Ausgaben nach Abteilungen, geografischen Standorten oder sogar nach Projekten zu trennen.
Einrichtung von Dimensionen
Bedeutung der Shortcutdimensionen
Wie gehen Sie bei der Einrichtung der Dimensionen vor?
In der Suchleiste gelangen Sie unter Verwendung des Begriffs „Dimension“ in die Bearbeitungsmaske der Dimensionen. Hier vergeben Sie über „Neu“ einen eindeutigen Code und eine Beschreibung.
Nachdem Sie neue Dimension angelegt haben, müssen Sie der Dimension einen Wert vergeben, der später in Berichten sowie Analysen verwendet wird. In diesem Beispiel unterteilen wir die Dimension „Region“ in die einzelnen Bundesländer und ordnen diesen Dimensionswert unseren Debitoren zu. Dadurch können wir auswerten, wie viel Umsatz wir in den einzelnen Bundesländern erwirtschaftet haben.
Die „Dimensionswertart“ legt fest, wie ein Dimensionswert beim Buchen verwendet wird. Somit können Sie zum Beispiel Summenbereiche über Dimensionswerte festlegen, die Sie mit der Funktion „Einrückung der Dimensionswerte“ zuordnen.
Erstellen von Analysen und Auswertungen mittels Dimensionen
Nachdem Sie die für Ihr Geschäftsfeld relevanten Dimensionen hinterlegt haben, diese bei Transaktionen genutzt und einige Buchungen vorgenommen haben, können Sie ihre Auswertungen erstellen. Hierzu müssen Sie eine sog. Analyseansichtskarte erstellen. Diese Karte umfasst die notwendigen Informationen, die wir für unsere Auswertungen benötigen.
Öffnen Sie die Seite „Analyseansichten“. Mit „Neu“ können sie eine neue Analyseansichtskarte erstellen. Sie vergeben der Karte einen eindeutigen Code, einen Namen, definieren den Kontofilter (legt fest, auf welche Sachkonten bei der Auswertung zugegriffen werden soll) und füllen den Datumsfilter.
Im Register „Dimensionen“ wählen Sie aus, welche Dimensionen in die Analyse einfließen sollen. Bei der Verwendung der Analyseansichten ist die Auswahl, der gleichzeitig zu betrachtenden Dimensionen, auf vier begrenzt. Sie können aber mehrere Analyseansichten mit unterschiedlichen Kombinationen anlegen.
Sie können die Karte schließen. In der Auswahlliste der Analyseansichten wählen Sie ihre erstellte Karte aus und über den Reiter „Analyse nach Dimensionen“ können Sie auf Ihre Auswertungsmatrix zugreifen und diese nach Ihren Anforderungen einrichten.
Sie haben hier die Möglichkeit einzustellen, welche Daten Sie auf Zeilen- bzw. Spaltenebene auswerten wollen, und weitere Filtereinstellungen vornehmen. Über die Funktion „Matrix anzeigen“ können Sie sich Ihre Auswertungsmatrix anzeigen lassen.
Analyseansichtskarte mit Finanzberichten verknüpfen
Eine der großen Stärken von Dimensionen liegt in ihrer Fähigkeit, nahtlos in Finanzberichten integriert zu werden. Benutzer können Dimensionen mit bestehenden oder selbst erstellten Finanzberichten verknüpfen, um komplexere Analysen durchzuführen, die tiefe Einblicke in finanzielle Daten bieten.
Um dies zu tun, navigieren Sie zu den Finanzberichten. Neben den standardmäßig verfügbaren Finanzberichten können Sie auch eigene Berichte erstellen, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen. Verwenden Sie das Feld "Analyseansichtsname" in der Zeilen- sowie Spaltendefinition, um Ihre Analyseansichtskarte auszuwählen und sie mit dem Finanzbericht zu verknüpfen.
Achten Sie darauf, beide Felder mit Ihrer Karte auszufüllen, um Fehlermeldungen zu vermeiden. Durch die Auswahl von „Finanzbericht anzeigen“ gelangen Sie zu Ihrem angepassten Finanzbericht.
Auf Ebene der Finanzberichte können Sie weitere Filtereinstellungen anpassen und die Ansicht auf Zeilen- oder Spaltenebene verändern. Im unteren Bereich des Bildschirms sehen Sie dann Ihren aktualisierten Bericht mit den vorgenommenen Anpassungen.
Fazit
Dimensionen sind ein effektives Werkzeug, um maßgeschneiderte und umfassende Auswertungen zu erstellen, ohne die Notwendigkeit einer komplexen Programmierung. Darüber hinaus erleichtern sie das Anreichern von Geschäftsdaten mit zusätzlichen, analysierbaren Informationen erheblich. Somit ermöglicht sie tiefgehende Einblicke ohne großen Mehraufwand.
Dennoch erfordert die effektive Nutzung – insbesondere die Integration von Analyseansichtskarten mit Finanzberichten – eine gewisse Einarbeitung. Es ist wichtig, sich mit den Funktionen vertraut zu machen, um das volle Potenzial der Dimensionen ausschöpfen zu können.
Möchten Sie Ihre Geschäftsanalysen verbessern? Starten Sie jetzt mit der Nutzung von Dimensionen in Business Central. Für weitere Informationen oder spezifische Unterstützung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
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