Workflow für Genehmigungen in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Geschrieben von Josef Feik | 03.09.24 07:17

In modernen Geschäftsumgebungen ist die effiziente Verwaltung von Genehmigungsprozessen entscheidend für den reibungslosen Ablauf von Arbeitsabläufen. Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet leistungsstarke Funktionen, um diese Prozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Vorgänge ordnungsgemäß genehmigt werden, bevor sie weitergeführt werden. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Einrichtung und Nutzung des Genehmigungsworkflows in Business Central.

Was ist ein Genehmigungsworkflow?

Ein Genehmigungsworkflow ist ein systematischer Prozess, bei dem Dokumente, wie z.B. Bestellungen oder Rechnungen, durch eine Reihe von Genehmigungsstufen geleitet werden, bevor sie finalisiert werden. Jede Stufe kann eine bestimmte Person oder Rolle erfordern, die das Dokument prüft und genehmigt.

Einrichtung des Genehmigungsworkflows

1. Erstellung von Genehmigungsbenutzern

Definieren Sie die Benutzer, die Teil des Genehmigungsprozesses sein sollen. Dies umfasst die Zuweisung von Rollen und die Festlegung der Genehmigungsbefugnisse für jeden Benutzer.

2. Festlegung von Genehmigungsregeln

Legen Sie spezifische Regeln fest, die bestimmen, wann und von wem ein Dokument genehmigt werden muss. Diese Regeln können auf verschiedenen Kriterien basieren, wie z.B. Betragshöhen, bestimmte Artikel oder Abteilungen.

3. Workflow-Vorlagen verwenden

Nutzen Sie die in Business Central verfügbaren Vorlagen, um Standard-Genehmigungsworkflows schnell zu implementieren. Diese Vorlagen können angepasst werden, um den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.

Vorteile des Genehmigungsworkflows

Erhöhte Transparenz: Jeder Schritt im Genehmigungsprozess ist dokumentiert, was die Nachverfolgbarkeit und Transparenz erhöht.

Reduzierte Fehlerquote: Automatisierte Workflows minimieren menschliche Fehler und stellen sicher, dass alle notwendigen Genehmigungen eingeholt werden.

Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung und Standardisierung des Genehmigungsprozesses können zeitaufwendige manuelle Schritte reduziert werden.

Praktische Anwendung

Bestellanforderungen

Wenn eine Bestellung erstellt wird, kann ein Workflow gestartet werden, der sicherstellt, dass die Bestellung von den entsprechenden Managern genehmigt wird, bevor sie an den Lieferanten gesendet wird.

Rechnungsprüfung

Eingehende Rechnungen können durch einen Genehmigungsworkflow geleitet werden, um sicherzustellen, dass sie korrekt und autorisiert sind, bevor die Zahlung erfolgt.

Integration mit Power Automate

Ein wichtiger Bestandteil der Effizienzsteigerung in Business Central ist die Nutzung von Power Automate zur weiteren Automatisierung von Workflows. In unserem Blogbeitrag "GO GO POWER PLATFORM! MIT POWER AUTOMATE ZU WENIGER KLICKS (TEIL 3/6)" zeigen wir, wie Power Automate dazu beitragen kann, Klicks zu reduzieren und Prozesse weiter zu optimieren.

Weitere Informationen finden sie auch auf der offiziellen Seite von Microsoft.com.

Fazit

Der Genehmigungsworkflow in Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein wesentliches Tool, um Geschäftsprozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Durch die Implementierung dieser Workflows können Unternehmen sicherstellen, dass alle notwendigen Genehmigungen eingeholt werden, wodurch die Transparenz erhöht und Fehler reduziert werden.

Für weitere hilfreiche Tipps & Tricks in Dynamics NAV / Business Central klicken Sie einfach oben auf den orangefarbenen Tag "Tipps & Tricks", dann finden Sie alle Beiträge im Überblick.

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