Die heutige Geschäftswelt ist von Schnelllebigkeit geprägt. Um auf der Überholspur zu fahren, ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Um Effizienz und Produktivität zu steigern sind Unternehmen auf der ständigen Suche nach innovativen Lösungen, um ihre Unternehmensprozesse und Produktivität zu optimieren.
Sie sehen sich auch täglich mit dieser Herausforderung konfrontiert? Dann könnte Power Automate in Verbindung mit Business Central ein leistungsstarkes Duo sein. Mittlerweile sind beide Tools so gut ineinander integriert, dass beeindruckende Synergien entstehen können, die ihnen ermöglichen ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren oder gar zu revolutionieren.
Was genau ist Power Automate?
Wir gehen davon aus, dass unsere Leser/innen Dynamics NAV bzw. Business Central kennen. Was ist also dieses Power Automate? Es handelt es sich um ein Automatisierungswerkzeug aus dem Hause Microsoft. Mit Power Automate können Workflows und Prozesse ohne bzw. mit wenig Programmierung und Aufwand erstellt werden.
Die Oberfläche ist dabei sehr benutzerfreundlich und richtet sich an sogenannte „Citizen Developer“. Es soll sich um ein Low/No Code-Tool handeln. Das Prinzip No bzw. Low Code ist je nach Benutzer/in sehr subjektiv in der Wahrnehmung. Eine gewisse technische Affinität ist definitiv von Vorteil.
Power Automate und Business Central – ein starkes Team
Power Automate bildet nicht nur mit dem Business Central Konnektor ein gutes Workflow-Team. Mittlerweile bietet Power Automate out of the box über 1000 Konnektoren zu den verschiedensten Systemen, auch außerhalb des Microsoft Ökosystems, an.
Ihrer Workflow-/Prozessoptimierung sind nahezu keine Grenzen gesetzt. Eine der wenigen Grenzen, die existieren, ist eine OnPremises Business Central-Instanz. Das volle Potenzial kann nur in der Cloud ausgeschöpft werden
Fünf Vorteile, die für eine Nutzung von Power Automate sprechen.
- Sparen Sie Zeit und Ressourcen in dem Sie, dank der nahtlosen Integration von Power Automate und Business Central, repetitive Aufgaben automatisieren.
- Machen Sie mehr aus Ihren Geschäftsdaten und erstellen Sie mit Echtzeitdaten datengesteuerte Automatisierungen. Lassen Sie sich zum Beispiel über Unstimmigkeiten aktiv benachrichtigen, statt diese aufwendig zu suchen.
- Dank des No/Low Code-Ansatzes sind Power Automate-Workflows flexibel und anpassungsfähig.
- Der nahtlose Datenfluss hilft Ihnen dabei, fundiertere und schnellere Entscheidungen zu treffen.
- Beseitigen Sie Engpässe und Fehlerquellen mit optimierten Geschäftsprozessen.
Ist eine Microsoft Lizenz notwendig?
Das klingt nach einer teuren Angelegenheit? Nach all den genannten Vorteilen könne man davon ausgehen. Viele Power Automate-Funktionen sind aber bereits in bestehenden Lizenzen vorhanden.
Davon ausgehend, dass Sie als Leser/in bereits Microsoft 365 (ehem. Office 365) und/oder Dynamics 365 Business Central Lizenzen besitzen, ist Power Automate zur Nutzung in diesem Kontext inkludiert. Details dazu finden Sie im aktuellen Power Platform License Guide von Microsoft oder den Lizenz FAQs.
Ohne eine vorhandene Lizenz startet die Power Automate Lizenzierung bei 14 € pro User / Monat.
Jetzt aber mal „Butter bei die Fische“.
Schauen wir uns einige wenige Beispiele des Zusammenspiels von Business Central und Power Automate an.
Microsoft liefert schon viele gängige Vorlagen, die Sie nutzen können, ohne sich jemals mit Power Automate auseinandergesetzt zu haben. So zum Beispiel einen Genehmigungsworkflow für Verkaufsangebote. Mit einem einfachen Wizard erstellen Sie diesen Genehmigungsworkflow in nur zwei Minuten.
Die Erstellung, den Kontext und die Ausführung der Flows können auch direkt aus Business Central heraus gestartet werden. An diesem Punkt starten wir in dem nachfolgenden einfachen Beispiel.
Wir erstellen einen Workflow aus der Debitorenliste heraus, der eine Mail mit einer Nachricht sendet. Dafür gehen wir wie folgt vor.
Im nächsten Schritt holen wir uns den Herkunftsdatensatz mit der System ID aus dem ersten Schritt.
Im letzten Step senden wir eine E-Mail mit den Informationen des markierten Datensatzes und der Message.
Seit dem neuesten Wave 1 2023 (April 2023) gibt es auch die Möglichkeit, in Power Automate auf Business Events aus Business Central zu reagieren. Im nachfolgenden Beispiel posten wir den Sales Erfolg in einem Teams Channel.
Wir nutzen einfach den Standardtrigger „Wenn ein VK-Auftrag freigegeben wurde“, holen uns den freigegebenen Auftrag und digitalisieren die altbekannte „Verkäuferglocke“.
In den vorangegangen drei Beispielen haben wir immer auf Ereignisse in Business Central reagiert und eine E-Mail oder Teams Nachricht ausgelöst.
In der heutigen informationsüberfluteten Businesswelt können ständige Nachrichten störend sein. Neben den eventgesteuerten Workflows können wir auch wiederholende zeitgesteuerte Workflows anlegen.
Ein Beispiel dafür ist die Überwachung der Business Central Aufgabenwarteschlangenposten.
Wir kennen es, die Lagerregulierung ist nicht gebucht und automatische Im-/Exporte wurden nicht ausgeführt, weil der Aufgabenwartschlangenposten auf dem Status "Fehler" steht. Microsoft liefert keine Standardbenachrichtigungen über fehlgeschlagenen Aufgabenwarteschlangenposten.
Bisher haben unsere Berater/innen immer eine Kachel in einem Rollencenter programmatisch ergänzt. Im stressigen Arbeitsalltag kann aber auch eine Kachel schnell übersehen werden. Wie wäre es also, wenn man die Tabelle der Aufgabenwarteschlangenposten auf Einträge mit dem Status Fehler prüft und bei deren Existenz eine E-Mail oder eine Teams Message versendet?
Entweder eine Mail mit einer Tabelle, die alle fehlgeschlagenen Aufgabenwarteschlangenposten mit Link in die Liste der gefilterten Aufgabenwarteschlangenposten auslistet.
Oder eine Adaptive Card in Teams je fehlgeschlagenem Aufgabenwarteschlangenposten mit einem Button, der in die gefilterte Liste der Aufgabenwarteschlangenposten führt.
Wir halten fest, das Zusammenspiel von Power Automate und Business Central kann Ihnen eine neue Ära der Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen eröffnen.
Endlich können sich Ihre Mitarbeiter/innen um wertvollere Aufgaben kümmern, während sich Power Automate um wiederkehrende Prozesse kümmert oder Fehlerquellen identifiziert.
Zur gesteigerten Effizienz und Flexibilität Ihrer Prozesse kommt in gleichem Maße Flexibilität und Effizienz in der Implementierung der neuen Workflows hinzu. Die Erstellung der einzelnen Workflows aus diesem Beitrag hat weniger als fünf Minuten benötigt.
Sie möchten das gesamte Potenzial ihrer Geschäftsprozesse entfesseln und haben schon erste Ideen? Zögern Sie nicht und sprechen mit uns.
Für weitere Beiträge zum Thema klicken Sie einfach auf den Autor, dann werden Ihnen seine Beiträge gezeigt.
