Microsoft Teams & Telefonie – Unsere Erfahrungen

Microsoft Teams sollte unser priorisiertes System zur Telefonie werden. In diesem Blogbeitrag möchten wir mit Ihnen unsere Erfahrungen von der klassischen Telefonanlage hin zu Microsoft Teams teilen.

Wie kam es dazu?

Vor etwa einem Jahr, Ende 2019, erreichte uns die Info, dass unsere konventionelle Telefon-Amtsleitung des Bürostandortes in Kronberg seitens des Telefon-Providers gekündigt wurde.  

Ein Update der vorhandenen Telefonanlage (Netphone bzw. Swyx), neuer Session Border Controller (VoIP-Router) und ein entsprechend geänderter Internetanschluss wurde uns angeboten – einige tausend Euro wären fällig gewesen.

Zu diesem Zeitpunkt setzten wir intern jedoch bereits verstärkt Microsoft Teams für unsere Meetings ein und es kam schnell die Frage auf, ob wir die aktualisierte und modernisierte Telefonanlage nicht auch gleich mit Teams verbinden und integrieren könnten. Die Antworten darauf seitens des Telefonproviders waren jedoch leider unbefriedigend.

Wir stellten uns daraufhin die Frage, ob ein Invest in die alte Telefonanlage wirklich in die richtige Richtung gehe. Wir wussten, dass viele Unternehmen auch schon vor der Einführung von Microsoft Teams auf Skype for Business (früher Lync) gesetzt hatten und die Technologie somit bereits weit verbreitet ist. Die Telefonie-Dienste von Microsoft Teams sind dazu schon als logischer Nachfolger positioniert.

Die große Preisfrage war nun: Können wir in Sachen Telefonie komplett auf Teams setzen und die Telefonanlage in Rente schicken? Dies kann mit einem eindeutigen JA beantwortet werden und seit Juni 2020 laufen alle internen und externen Gespräche bei uns über Teams. Glücklicherweise eingefädelt und geplant in den ersten Monaten des Jahres, waren wir auch bestens auf Lockdown und die Corona-Maßnahmen wie Homeoffice vorbereitet.  

Technische Umsetzungsmöglichkeiten 

Allgemein

Microsoft Teams ist einer von vielen Online-Diensten, der mit Microsoft 365 als Produktivitäts-Cloud angeboten wird. Man nutzt lokal installierte, dedizierte Teams-Clients (Windows, iOS, Android, MacOS) oder den browserbasierten Web-Client. Die serverseitigen Dienste laufen grundsätzlich in den Rechenzentren von Microsoft. Aber wie verbindet man nun die „Amtsleitung“ mit dem „Teams-Server“, sodass Gespräche über die normale Festnetznummer mit allen Nebenstellen-Durchwahlen geführt werden können?

Allen folgenden Optionen gemeinsam ist, dass man für die externen Telefonie-Dienste von Teams pro Benutzer eine „Phone System“-Subscription benötigt. Diese liegt pro Benutzer aktuell bei ca. 6 EUR pro Monat.

Direct Routing

In dieser Variante benötigt man am eigenen Standort einen sogenannten SBC (Session Border Controller). Dieses Gerät kann man sich als Kombination aus Router und Firewall für Telefonate und als Vermittler zwischen Telefonie-Dienst-Anbieter und der eigenen „Telefonanlage“ vorstellen. Diese Geräte sind nicht allzu günstig; In unserem Fall – mit 50+ Nebenstellen – wäre hier ein hoher vierstelliger Euro-Betrag fällig geworden. 

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Schaut man sich den Signalverlauf genauer an, erkennt man, dass ein externer Anrufer zunächst über das Telefonnetz auf dem SBC landet (1). In der Folge leitet der SBC den Anruf zum Teams-Service ins Microsoft-Rechenzentrum weiter (2+3), Teams sendet das Gespräch dann zum angemeldeten Anwender (4). 

Die Telefonate werden als VoIP-Service über die vorhandene Internetleitung vom Telefonie-Anbieter bereitgestellt und neben den Grund- auch die Verbrauchskosten berechnet.    

Uns hat dabei missfallen, dass man in dedizierte Hardware investieren muss und jedes Gespräch über den Bürostandort und den zentralen SBC geroutet wird. 

Als Vorteil sollte hier jedoch genannt werden, dass beim Einsatz eines lokalen SBCs der sogenannte "Media-Bypass" genutzt werden kann. Dies ermöglicht es einem Client, der den SBC direkt erreichen kann, den Sprachkanal ebenfalls direkt über diesen aufzubauen ohne zuerst den Umweg über die Teams Dienste im Microsoft Rechenzentrum zu gehen.

Die Auswirkung dieses Vorteils ist jedoch direkt abhängig von der Anzahl der parallel genutzten Sprachkanäle. Je mehr User "extern" sitzen, desto weniger Nutzen kann man daraus ziehen.

Direct Routing mit SBC-as-a-service

Jeder PC, jedes Smartphone und jedes Tablet kann zur Nebenstelle werden. Egal ob Windows, MacOS, iOS oder Android, Microsoft verbindet Benutzer per Teams-Client für alle diese Betriebssysteme und Geräte. Die Integration der Teams-Dienste in die Microsoft 365 (Office 365) Welt ermöglicht es, Dienste wie "Power Automate" zu nutzen, um z.B. Telefonie-Einstellungen Ereignis- und Script-gesteuert anzupassen.

Fazit und Zusammenfassung

Wir sind absolut zufrieden mit der gewählten und umgesetzten Lösung. Die Fusion von klassischer Telefonie, Video-Calls und Konferenzen in ein einziges Tool ermöglicht eine einfache und benutzerfreundliche Bedienung.

Egal, wo sich die Comsolianer gerade befinden und bewegen, der Teams-Client als "Telefon-Nebenstelle" kann immer genutzt werden – einzig eine Internetverbindung ist nötig. Egal, ob zu Hause, auf Geschäftsreise oder in der Firmenzentrale – die persönlichen Durchwahlen und internen Nebenstellen sind immer dabei.

Früher waren wir bei Telefonkonferenzen auf die 30 Kanäle der Amtsleitung beschränkt. Mit Teams liegt dieses Limit nun bei 250 Benutzern pro Konferenz. Als Nebeneffekt haben wir nun auch unsere Webinare von TeamViewer auf Teams umgestellt: Telefon-Konferenz, Bildschirm-Präsentationen und Video-Übertragungen mit bis zu 250 Benutzern – alles vereint in Teams.  

Am Firmenstandort in Kronberg wurden Soft- und Hardwarekomponenten der alten Telefonielösung (Swyx / Netphone) abgebaut und deinstalliert.

In Byon haben wir einen kompetenten Partner für die Terminierung und Zuführung von externen Gesprächen, gute Qualität und erheblich günstigere Verbrauchskosten als vor der Umstellung.

Da Microsoft neben Office 365 eine Reihe nützlicher Dienste anbietet, wurde dies nun in "Microsoft 365" umbenannt. Es ergibt Sinn, sich mit diesen Möglichkeiten auseinanderzusetzen und nicht nur "Office" isoliert zu sehen. 

Gerne unterstützen wir Sie beim Validieren der Möglichkeiten und dem Bewerten, welche Services dem eigenen Unternehmen Nutzen bringen könnten. Bei Fragen dazu und dem Themengebiet Teams-Telefonie kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail.