BPMN 2.0 verfügt über einen großen Werkzeugkoffer voller grafischer Symbole und Elemente, mit denen sich Geschäftsmodelle übersichtlich modellieren lassen. Die über 150 verschiedenen Symbole laden zum Austoben ein. Wie so oft im Leben heißt es auch hier: weniger ist mehr! Die gute Nachricht ist, dass sich bereits mit wenigen BPMN-Symbolen Geschäftsprozesse übersichtlich darstellen lassen. Die wichtigsten von ihnen lernen Sie in diesem Blogbeitrag kennen.
Bei BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) handelt es sich um einen anerkannten Standard zur Modellierung von Geschäftsprozessen, der von der Objekt Management Group© (OMG©) definiert wird. Mehr Informationen darüber erhalten Sie hier: Objekt Management Group
Wichtige BPMN Symbole im Überblick:
Swimlanes
Mit Swimlanes werden die Prozessbeteiligen sowie die Verantwortlichkeiten für Aktivitäten definiert. Ein Unternehmen oder eine Organisation wird in der Regel als Pool dargestellt und die verantwortliche Abteilung, Rolle oder Person als Lane.
Tasks
Eine Aufgabe wird in BPMN mit einem Task dargestellt. Die Aufgabe sollte mit einem Objekt und Verb benannt werden, zum Beispiel: „Angebot erstellen“. Der Task steht dabei für eine bestimmte Handlung, die von einem Prozessteilnehmer ausgeführt wird. Er ist ein einzelner Schritt im Geschäftsprozess und immer einer Lane zugewiesen und damit einer Verantwortlichkeit zugeordnet.
Sequenzfluss
Die einzelnen Prozessschritte werden mittels Sequenzflüsse miteinander verbunden. Die Reihenfolge der einzelnen Prozessschritte wird somit sichtbar.
Happy Path – der Standardfluss
Der Sequenzfluss kann als Standardfluss gekennzeichnet werden. Dieser wird durchlaufen, wenn alle anderen Bedingungen nicht zutreffen.
Nachrichtenfluss
Mit einem Nachrichtenfluss wird ein Kommunikationsaustausch zwischen unterschiedlichen Pools dargestellt.
Teilprozesse
Geschäftsprozesse sind häufig komplex und die grafische Darstellung von vielen einzelnen zusammenhängenden Prozessschritten kann schnell unübersichtlich werden. Eine Lösungsmöglichkeit hierfür ist, Aktivitäten als zugeklappte Teilprozesse darzustellen.
Ereignisse
Ein Prozess besteht aus verschiedenen Ereignissen. Mit dem Startereignis wird der Prozess ausgelöst. Das Endereignis definiert das Prozessziel. Des Weiteren kann ein Prozess Zwischenereignisse enthalten.
Gateways
Ein Gateway wird eingesetzt, sobald in einem Prozessablauf eine Entscheidung getroffen werden muss.
Exklusive Gateways (XOR)
„entweder/oder“
Parallele Gateways (AND)
Aktivitäten die gleichzeitig (parallel) ausgeführt werden.
Inklusive Gateways (OR)
Eine oder mehrere Bedingungen sind möglich.
Daten
Für den Geschäftsprozess relevante Dokumente, Emails, Briefe oder Datensätze lassen sich als Datenobjekte darstellen.
Mit einem Datenspeicher lässt sich zum Beispiel eine Datenbank oder ein Aktenschrank darstellen, auf den der Prozess lesend oder schreibend zugreift.
Daten-Assoziationen
Assoziationen verbinden Datenobjekte oder Textkommentare mit dem Prozessverlauf.
BPMN Software oder PAPIER und Stift?
Wenn Sie keine BPMN-Software im Einsatz haben, tut es im Notfall auch Papier und Stift oder ein Whiteboard. Digitale Whiteboards bringen oftmals bereits geeignete grafische Symbole mit sich. Das modellieren kann jedoch (je nach visuellem Anspruch) nervenaufreibend sein.
Je nachdem, ob man nur mal was modellieren möchte oder ob man plant, professionell seine Geschäftsprozesse zu dokumentieren, ist eine BPMN-Software hilfreich. Es gibt unterschiedliche Anbieter von BPMN-Software, von kostenfrei mit abgespecktem Funktionsumfang bis kostenpflichtig mit umfangreichen Funktionen und in unterschiedlichen Preisklassen.
Mein Fazit:
Klar definierte Geschäftsprozesse bilden die Basis für den Erfolg eines Unternehmens. Grafisch modellierte Prozesse mit BPMN helfen die Abläufe zu verstehen, Verantwortungen darzustellen und Optimierungspotential zu erkennen. Wichtig bei der Modellierung von Geschäftsprozessen ist, dass immer beide Seiten die Symbole kennen und verstehen. Also derjenige, der den Prozess modelliert und der, der das Prozessmodell lesen und verstehen soll. Bevor man mit dem Modellieren von Prozessen startet, sollte man sich daher fragen, für wen die Prozessdiagramme erstellt werden und ob die Bedeutungen der grafischen Symbole bekannt sind.
Weniger Symbole zu verwenden ist hier meist der bessere Weg! Eine unterstützende BPMN-Software kann das Modellieren von Prozessen erheblich erleichtern.
Weitere Informationen über die Gestaltung von Geschäftsprozessen erfahren Sie im Blogbeitrag "Gestaltung interner Prozesse – vom Chaos zum Erfolg"
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