Verwenden Sie Power BI, um Ihre ERP-Daten auszuwerten, und fühlen sich manchmal von der Vielzahl an Möglichkeiten überwältigt? Oder nutzen Sie bereits unser Comsol Multi BI, aber die letzte Schulung liegt schon eine Weile zurück?
Dann kann Sie dieser Blogbeitrag unterstützen. Erfahren Sie die wichtigsten Tipps und Tricks für die Arbeit mit Power BI und bekommen Sie einen Ausblick, welche Features und Funktionen noch spannend für Sie sein könnten.
1. Die verschiedenen Arbeitsbereiche & DAX Query View
In Power BI Desktop findet die Arbeit mit dem Bericht und den Daten statt. Uns stehen an dieser Stelle folgende Arbeitsbereiche zur Verfügung:
- Die Berichtsansicht, um die Daten zu visualisieren.
- Die Tabellenansicht mit den Rohdaten in tabellarischer Form.
- Die Modellansicht zur Bearbeitung des Datenmodells.
| 💡Für eine übersichtliche Berichtsansicht im Datenbereich der Modellansicht nach „Code“ suchen und dann alle Codespalten mit STRG + Linksklick auswählen und ausblenden. Diese Spalten dienen meist nur zur Verbindung zwischen den Tabellen und sind bei der Erstellung der Visuals oft nicht erforderlich. Bei Bedarf lassen sich die Spalten auf die gleiche Weise wieder einblenden. |
Die DAX Query View bietet seit November 2023 eine neue, zentrale Ansicht für DAX-Abfragen und die Möglichkeit, per Mausklick Schnellabfragen zu Tabellen zu erstellen. Neue Measures lassen sich hier noch einfacherer und mit Hilfe des Copiloten erstellen. Sollte sie nicht automatisch auftauchen, muss sie ggf. noch in den Vorschaufeatures aktiviert werden.
Für die Schnellabfragen reicht ein Rechtsklick auf die Tabelle im Datenbereich, um die ersten 100 Zeilen oder Spaltenstatistik anzuzeigen. Optionen, die sonst im Query Editor auffindbar waren. Praktisch ist, dass sich die Abfragen speichern, anpassen und kopieren lassen.
Für die Measure-Tabelle zeigt ein Rechtsklick und die Auswahl von „Alle Measures in dieser Tabelle definieren“ alle DAX-Formeln, die anschließend zentral hier bearbeitet werden können. Neue Measures lassen sich direkt ergänzen und ins Modell laden.
Mit einer Power BI Premium oder einer kostenpflichtigen Fabric Lizenz (F64 und höher) wird Copilot direkt in Power BI verfügbar. Anschließend lassen sich hier Anforderungen in natürlicher Sprache formulieren, um automatisch Measures zu erstellen.
| 💡Ein weiterer Tipp zu Measures: Wenn ihre Anzahl wächst, empfehlen wir Anzeigeordner für bestimmte Gruppen zu erstellen, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. |
2. Filter effizient nutzen
In Power BI Desktop gibt es drei Arten von Filtern, die jeweilig unterschiedlich große Auswirkungen haben. Darüber hinaus können zum Beispiel mit Slicern und anderen Visuals dynamische Filter gebaut und verwendet werden.
Hier kann eine echte Arbeitserleichterung und Zeitersparnis liegen, wenn Sie sich frühzeitig überlegen, welche Filter für die jeweilige Berichtsseite oder vielleicht sogar den gesamten Bericht gelten können.
3. Cleveres Recycling
Benötigen Sie einen Bericht für eine andere Abteilung? Statt von Grund auf neu zu beginnen, lässt sich ein vorhandener Bericht einfach kopieren und nach Bedarf anpassen.
Recycling ist auch auf Seitenebene möglich: Berichtsseiten lassen sich duplizieren, wobei alle Slicer, Formatierungen und Hintergründe erhalten bleiben und wir lediglich die Visualisierungen anpassen müssen.
Dies spart Zeit, minimiert potenzielle Fehler und stellt sicher, dass das Berichtslayout und die Darstellung unternehmensweit konsistent bleiben.
4. Datenmenge im Fokus behalten
Damit Power BI-Berichte im Arbeitsalltag effizient und benutzerfreundlich bleiben, sollte die Datenmenge beachtet werden. Je mehr Queris und Rohdaten geladen werden müssen, desto mehr verlangsamen sich Ladezeiten und Berechnungen.
Unser Tipp: Ein Bericht pro Thema oder Abteilung. Überflüssige Kategorien lassen sich außerdem herausfiltern, um die Performance weiter zu steigern.
5. KI-Visuals für schnelle Einblicke
Mit den KI-Visuals können Sie, insbesondere in große Datenmengen, schnelle Einblicke erlangen. Sie stellen einen guten Ausgangspunkt dar, um zu Beginn einer Berichtserstellung erste Ideen für Auswertungen zu bekommen.
Der Analysebaum ermöglicht eine dimensionsübergreifend Datenanalyse, in dem er die Daten automatisch aggregiert und einen Drilldown in beliebiger Reihenfolge erlaubt. Per Drag & Drop lassen sich alle Daten für die Auswertung in das Visual ziehen und im „Baum“ wird dann per Klick das Plus ausgewählt, um zu entscheiden, welche Kategorie als nächstes angezeigt wird.
Statt für Lieferzeiten verschiedene Auswertungen nach Land, Lieferant oder Kategorie zu erstellen, kann sich der Konsument des Berichts mit dem Analysebaum dynamisch durchklicken.
Das Visual "Wichtigste Einflussfaktoren" nimmt als Input ebenfalls so viele Daten wie möglich und berechnet daraus dann die wichtigsten Einflussfaktoren und Segmente. Die wichtigsten Einflussfaktoren geben eine Auskunft dazu, was insgesamt je zu einer Abnahme oder Anstieg führt. In den Segmenten sind die Daten gruppiert und mit dem Durchschnitt verglichen.
Oft ist bei Analysen zu Lieferzeiten relevant, Verzögerungen und deren Ursachen zu identifizieren. Dieses Visual liefert dafür schnelle Einblicke und erste Antworten – ohne den Aufbau eigener Measures.
6. KPIs automatisch tracken mit Power BI Metrics
Mit Power BI Metrics lassen sich KPIs einfach tracken und teilen. Dafür wird im Metriken Bereich im Power BI Web ein neues Ziel erstellt. Anschließend wird dieses mit Daten aus einer App oder einem Bericht verbunden, eine Verantwortlichkeit und Zeitraum wird definiert.
Im nächsten Schritt lassen sich Benachrichtigungen konfigurieren, wenn bestimmte Werte über- oder unterschritten sind.
In der Übersicht kann der Status, Wert und Verlauf verfolgt werden. Da hier mit geteilten Workspaces gearbeitet wird, ist eine Power BI Pro Lizenz notwendig.
7. Berichte im App-Stil gestalten und für mobile Geräte entwerfen
Für eine intuitive, app-ähnliche Nutzerfahrung lässt sich das Design zum Beispiel durch die Verwendung folgender Elemente aufwerten:
- Eine Navigationsleiste einfügen, um einen besseren Überblick über die verschiedenen Berichtsseiten zu ermöglichen. Im Bereich der Schaltflächen gibt es jetzt eine Standard-Navigationsleiste, die sich unkompliziert eingefügt lässt. Sie muss nicht mehr manuell zusammengebastelt werden!
- Schaltflächen und Lesezeichen lassen sich kombinieren, um mehrere Visuals auf einer Seite zu organisieren. So kann man durch gezieltes Ein- und Ausblenden bestimmter Visuals die Anzahl an Berichtsseiten verringern oder einzelne Elemente größer hintereinander einfügen, statt klein nebeneinander.
| 💡Um mit Schaltflächen und Lesezeichen gut arbeiten zu können, empfehlen wir, unter „Anzeigen“ die Bereiche Lesezeichen und Auswahl einzublenden. So lässt sich steuern, welche Visuals, sichtbar oder unsichtbar einem Lesezeichen zugeordnet sind. Das entsprechende Lesezeichen wird anschließend mit der jeweiligen Schaltfläche verknüpft. |
Im Power BI Desktop lässt sich außerdem sehr einfach ein optimiertes Berichtslayout für mobile Endgeräte erstellen. Dafür klicken Sie einfach im Bereich Anzeigen auf "Layout auf Mobilgeräten".
Für jede Berichtsseite kann jetzt ein Layout für Mobilgeräte erstellt werden. Ein erster Entwurf lässt sich per Klick auf den Button automatisch erzeugen. Anschließend müssen wir nur noch Formatierungen, Schriftgrößen und Anordnung anpassen.
Fazit
Die Umsetzung der sieben vorgestellten Tipps und Tricks trägt zur Übersichtlichkeit, Nutzerfreundlichkeit und Geschwindigkeit Ihrer Power-BI Berichte bei. Außerdem wird ein schneller Einstieg in die Datenanalyse, Erstellung von Visuals und Measures und ein einfaches Monitoring von KPIs ermöglicht.
Mit der Nutzung von Layouts für mobilen Geräten und app-like Designelementen können intuitive Reports für verschiedene Geräte entworfen werden. Testen Sie die vorgestellten Tricks und neuen Features aus, um Ihre Power BI-Berichte weiter zu optimieren.
In unseren vorherigen Blogbeiträgen haben wir bereits die Vorteile des Comsol Multi BI Packages als Ergänzung zum ERP-System hervorgehoben. Fall Sie es noch nicht nutzen
informieren Sie sich hier oder kontaktieren Sie uns gern direkt!
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