Die Geschichte der xRechnung, von der ersten EU-Verordnung im Jahre 2014 bis heute, ist eine große Verwirrung von Fristen, Formaten und Beteiligten. Dieses komplexe Thema versuche ich Ihnen im Folgenden, auf das Wesentliche reduziert, zu erläutern.
Das langfristige Ziel ist es, dass Rechnungen ab einer gewissen Höhe elektronisch an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden müssen. Umgekehrt gibt es eine gestaffelte Pflicht für Bundesbehörden und öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen bereits jetzt oder in naher Zukunft zu akzeptieren.
Aus diesem Grund verpflichten einige Behörden ihre Lieferanten heute schon zur Einreichung elektronischer Dokumente. Dazu zählen beispielsweise alle Lieferanten des Bundes ab November 2020. Leider existiert zu dem Thema derzeit auch ein Flickenteppich an Pflichten und Rechten verteilt auf Behörden und Bundesländer. Einen Einstieg für eigene Forschungen findet man zum Beispiel hier.
Kapitel 1 - Die Aufgabe
Was genau ist eine angemessene elektronische Rechnung im Sinne der xRechnung? Grundsätzlich nichts Kompliziertes – eine xRechnung ist eine XML-Datei, die alle rechnungsrelevanten Informationen einer gültigen Rechnung enthält. XML ist ein weit verbreitetes, strukturiertes Textformat, das durch Menschen und Maschinen zu lesen ist.
Technisch gibt es zwei Formate, UBL und CII, die beschreiben, welchen Aufbau solch eine Rechnung als XML Datei haben kann. Beide sind anerkannte Formate, die einen Rechnungsbeleg mit seinen individuellen Kopf- und Zeileninformationen gut darstellen können.
Diese Formate sind so geschaffen, dass sie jede Art von Rechnung inklusive branchenspezifischer Notwendigkeiten abbilden können (z.B. Handelswarenrechnung, Bau-Abschlagsrechnungen, Dienstleistungsabrechnung oder eine Verbrauchsabrechnung). Aus diesem Grund kann es sehr aufwendig sein, aus der Fülle des Formats die für das eigene Unternehmen relevanten Teile des Formats zu ermitteln.
Wenn Sie zur Gruppe der Rechnungssteller gehören, diese XML-Dateien also nur exportieren müssen, so sollte sich der Aufwand in Grenzen halten, da Ihre Rechnungen meist gleich aussehen. Sind sie hingegen Rechnungsempfänger, so ist der Aufwand alle relevanten Formate Ihrer Lieferanten lesen zu können um Einiges höher.
Kapitel 2 - Die Reise
Ist die XML-Datei erstellt, so muss sie nur noch den Weg zum richtigen Empfänger finden. Eine zentrale Rolle spielt die sogenannte "Leitweg ID". Hierbei handelt es sich um eine eindeutige Adresse des Rechnungsempfängers. So weit so intelligent: mit eindeutigen Nummern wie der IBAN können moderne Systeme sehr gut umgehen.
Leider kommt jetzt ein wenig Ernüchterung auf. Es ist derzeit nicht möglich die xRechnung zusammen mit der Leitweg ID an einer zentralen Stelle abzugeben, sodass sie ihren Weg zum Empfänger selbst findet und der Versender einen Abgabenachweis erhält.
Der Absender muss selbst herausfinden, wie und wo er die xRechnung abgibt. Die Leitweg ID hilft hier nur beschränkt, indem sie grob das Bundesland zuordnen lässt. Ob die Datei dann in einem Webportal oder via E-Mail eingereicht werden muss, gilt es individuell pro Leitweg ID selbst herauszufinden.
Darüber hinaus muss das Verfahren innerhalb der gleichen öffentlichen Stelle nicht immer das Gleiche sein. Zusätzlich verkompliziert wird das Verfahren dadurch, dass man sich an diversen Portalen erstmal registrieren muss und dass es keinen einheitlichen Ablieferbeleg gibt.
Das beschriebene Chaos rund um die Versendung kann ein Problem für Sie sein, muss es aber nicht. Wenn sie nur mit wenigen Behörden und geringem Belegaufkommen zu tun haben, kennen Sie irgendwann die Wege. Wenn Sie aber ein hohes Belegaufkommen mit vielen Behörden haben, dann lohnt es sich, ggf. das Routing außer Haus zu geben.
Kapitel 3 - Das Finale
Ein weiterer Punkt, der in der Praxis wehtut und oft Nacharbeiten erfordert, ist das Fehlen eines echten Belegs. Eine XML-Datei ist zwar für das menschliche Auge lesbar aber kein Ersatz zu einem typischen Rechnungsbeleg.
Deswegen fordern viele Empfänger für ihre interne Rechnungsprüfung zusätzlich den klassischen Rechnungsbeleg an, z.B. als PDF-Datei. Da dieser ergänzend zur xRechnung-Datei mitgeliefert werden muss, verkompliziert sich der Abgabeprozess jedoch.
Für eine absolute Sicherheit reicht es auch nicht aus, den PDF-Beleg einfach als zweite Datei mitzugeben. Es muss auch sichergestellt werden, dass dieser optische Beleg der mitgelieferten xRechnung-Datei entspricht und dieser eindeutig zugeordnet ist.
Hierfür gibt es zum Beispiel mit ZUGfERD eine intelligente hybride Lösung, die PDF und elektronische Dateien vereint. Allerdings werden diese in einigen Portalen nicht akzeptiert, ggf. bringt hier die Zukunft noch eine Verbesserung.
mein FAZIT
Wie Sie sehen, ist das Thema recht umfassend, teils kompliziert, aber auch nicht unbeherrschbar. Entscheidend ist die Ausgangssituation - sind sie Empfänger oder Versender von xRechnungen? Wie hoch ist Ihr Belegaufkommen und auf wieviel Partner verteilt es sich?
Je nachdem kann es sinnvoll sein, das Thema - pragmatisch durch eine kleine Individualprogrammierung, den Einsatz eines Add-ons oder aber das Outsourcen an einen spezialisierten EDI Partner - zu lösen.
