Die richtige Bedarfsplanung stellt Handelsunternehmen häufig vor eine große Herausforderung. In regelmäßigen Abständen muss der Bedarf geplant und Ware in den richtigen Mengen, zum richtigen Zeitpunkt nachbestellt werden. Um diesen Prozess zu automatisieren, gibt uns Business Central ein Werkzeug an die Hand, die sogenannten Bestellarbeitsblätter.
Wie Business Central Sie bei der Bedarfsplanung mithilfe von Bestellarbeitsblätter unterstützen kann, wie sich Einkaufsbestellungen hierzu automatisch per Knopfdruck erzeugen lassen und welche Einrichtungen notwendig sind, zeige ich Ihnen in diesem Blogbeitrag.
Hinweis: die Namensgebung in Business Central hat sich seit der Version 17 geändert:
- Bestellvorschläge heißen seitdem Bestellarbeitsblätter und
- Bestellvorschlagsvorlagen heißen seitdem Bestellarbeitsblattvorlagen.
Bestellarbeitsblätter oder Planungsarbeitsblätter?
In Business Central gibt es Bestellarbeitsblätter sowie Planungsarbeitsblätter. Handelsunternehmen verwenden in der Regel Bestellarbeitsblätter. In diesen berücksichtigt das System für die Bedarfsberechnung Artikel der Beschaffungsmethode Einkauf sowie Umlagerung.
Für Fertigungsunternehmen sind für die Bedarfsplanung die Planungsarbeitsblätter vorgesehen. Hier berücksichtigt das System zusätzlich die Bedarfe aus Fertigungsaufträgen sowie der Montage.
- Bestellarbeitsblätter – Einkauf, Umlagerung
- Planungsarbeitsblätter – Einkauf, Umlagerung, Fertigungsauftrag, Montage
Bestellarbeitsblattvorlagen einrichten
Um Bestellarbeitsblätter in Business Central überhaupt verwenden zu können, muss zuerst mindestens eine Bestellarbeitsblattvorlage eingerichtet sein. Es gibt zwei verschiedene Vorlage Typen:
- Nicht wiederkehrende (für Bestellarbeitsblätter)
- Wiederkehrende (für wiederkehrende Bestellarbeitsblätter)
Wiederkehrende Bestellarbeitsblattvorlagen können Sie für Einträge verwenden, für die Sie wiederholt Einkaufsbestelllungen ohne oder mit nur wenigen Änderungen erzeugen wollen.
Artikel Einrichtungen
Damit sich ein Artikel im Bestellarbeitsblatt verwenden lässt bzw. bei der systemseitigen Planung berücksichtigt wird, muss er folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Artikel mit Art gleich „Bestand“
- Basiseinheit vorhanden
- Buchungsdetails vorhanden
- Kreditorennummer vorhanden
- Beschaffungsmethode: Einkauf oder Umlagerung
Des Weiteren müssen dem Artikel Parameter für die Planung hinzugefügt werden. Bei Artikeln ohne Lagerort und/oder Varianten, findet diese Einrichtung auf der Artikelkarte statt. Ansonsten auf den jeweiligen Lagerhaltungsdatenkarten des Artikels.
Artikel Planungsparameter
Im Register Planung finden wir eine Vielzahl von Planungsparametern. Einige von Ihnen, die für die Berechnung der Planung wichtig sind, schauen wir uns gleich gemeinsam an.
Wiederbeschaffungsverfahren
Die Bedarfsberechnung eines Artikels ist abhängig vom angegebenen Wiederbeschaffungsverfahren. Wenn dieses Feld leer ist, wird der Artikel bei der Berechnung nicht berücksichtigt! Folgende Wiederbeschaffungsverfahren stehen zur Verfügung:
- Feste Bestellmenge
- Auffüllen auf Maximalbestand
- Auftrag
- Los-für-Los
Je nachdem, welches Verfahren Sie für den jeweiligen Artikel anwenden, müssen Sie weitere Felder im Register Planung füllen.
- Beim Wiederbeschaffungsverfahren Feste Bestellmenge ist im Feld Bestellmenge die Menge anzugeben, die mindestens im Bestellvorschlag als Nachbestellmenge vorgeschlagen werden soll. In der Praxis wird oftmals dieses Wiederbeschaffungsverfahren in Kombination mit einer Minimalen Bestellmenge (Meldebestand) verwendet.
- Beim Wiederbeschaffungsverfahren Auffüllen auf Maximalbestand sind mindestens die Felder Maximalbestand und Optional das Feld Meldebestand zu füllen.
- Beim Wiederbeschaffungsverfahren Los-für-Los lässt sich mit der Angabe von minimalen und maximalen Losgrößen die vorgeschlagene Bestellmenge steuern.
- Das Wiederbeschaffungsverfahren Auftrag wird für Artikel verwendet, die pro Auftrag wiederbeschafft werden sollen.
Bedarf ermitteln – Planung berechnen
Die Bedarfsermittlung findet über die Bestellarbeitsblätter statt. Öffnen Sie hierzu die Seite „Bestellarbeitsblätter“, zum Beispiel über die Suche. Gehen Sie auf den Menüpunkt Prozess und führen die Funktion „Planung berechnen…“ aus. Tragen Sie auf der sich nun öffnenden Anfrageseite die Optionen Startdatum und Enddatum ein. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Klick auf „OK“.
Business Central berechnet nun die Bedarfe die in diesem Zeitraum anfallen und mittels Bestellung oder per Umlagerung beschafft werden müssen.
Die vom System vorgeschlagenen zu beschaffenden Artikel werden vom System als Zeilen in das Bestallarbeitsblatt gefüllt. Falls notwendig, können die Zeilen hier noch mal manuell geändert werden.
Des Weiteren lassen sich Zeilen mit Typ „Artikel“ oder „Sachkonto“ manuell hinzufügen oder es können automatisiert mit der Funktion „Aufträge holen“, Zeilen aus Direktlieferungsaufträgen oder Spezialaufträgen ergänzt werden.
Einkaufsbestellungen erzeugen
Wenn die Zeilen vollständig und zufriedenstellend gefüllt sind, dann lassen sich mit der Funktion „Ereignismeldung durchführen“, die Einkaufsbestellungen automatisch erzeugen. Wichtig ist, dass hierzu für jede Zeile in der Spalte „Kreditorennr.“ der Kreditor eingetragen ist, bei dem der jeweilige Artikel bestellt werden soll.
Business Central verarbeitet anschließend jede einzelne Position im Bestellarbeitsblatt und erstellt die Einkaufsbestellungen je Kreditor.
Mein Fazit:
Damit die Bedarfsplanung und Wiederbeschaffung mittels Bestellarbeitsblättern funktioniert, müssen zuerst einige Einrichtungen im System sowie Überlegungen zur Artikelklassifizierung vorgenommen werden. Ist das System einmal eingerichtet und passt der Business Central Prozess zu Ihrem Prozess, kann Business Central Sie bei der Ermittlung Ihrer Bedarfe optimal unterstützen und Bestellungen auf Knopfdruck erzeugen.
Dank der Möglichkeit von manuellen Änderungen und hinzufügen von Zeilen in die Bestellarbeitsblätter, bleibt weiterhin die maximale Flexibilität erhalten.
Die Welt der Bedarfsplanung und Wiederbeschaffung ist in jedem Fall ein komplexes Thema. Der Prozess muss für jedes Unternehmen individuell durchdacht und abgestimmt werden. Gern beraten und unterstützen wir Sie bei der Umsetzung ihrer individuellen Bedarfsplanung.
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