Business Central (BC) SaaS, BC in der Cloud, BC onpremise, BC cloud-ready … die Begriffswelt von Microsoft wird immer komplexer. Ich erinnere mich an eine Comsol-Kundenveranstaltung rund um das Thema Update im Jahr 2017 in Oberursel. Damals gab es nur eine Art NAV zu betreiben und vereinzelt bei Kunden die ersten Versuche NAV "cloudmäßig" zu nutzen.
Auf dieser Veranstaltung hatten wir erstmals das NAV-Cloud-Forschungsprojekt "Madeira" vorgestellt. Unsere Teilnehmer wurden mit der Idee verabschiedet, dass sie irgendwann morgens aufwachen und auf ihrem Smartphone eine Nachricht sehen: "Glückwunsch, Ihre ERP-Instanz wurde erfolgreich aktualisiert".
Damals eine kühne Vorstellung, ist dies mittlerweile Realität für alle Kunden, die Business Central SaaS in der Microsoft Cloud nutzen.
Was spricht gegen BC in der cloud?
Trotz hoher Reife und fortwährender Investition in Performance und Funktionalität gibt es Situationen, in denen für unsere Kunden das Hosting direkt bei Microsoft (noch) nicht optimal ist. Meistens handelt es sich hierbei um größere, mit NAV gewachsene Unternehmen. Die Gründe kann man grob in folgende zwei Aussagen gruppieren:
- Business Central SaaS bei Microsoft ist unser langfristiges Ziel, doch aus beispielsweise technischen Gründen der Leitungsstabilität müssen wir den Betrieb vorerst im Haus weiterführen.
- Business Central SaaS komplett bei Microsoft ist kurz- und mittelfristig nicht das Ziel. Möglicherweise bestehen große Bedenken bzgl. der Datensicherheit von Microsoft oder der Cloud generell.
Im letzten Fall plädiere ich sehr intensiv darauf, dass hier die Diskussion nicht endet. Stand heute unterstützt Microsoft weiterhin eine On-premise Nutzung, also den Betrieb eines eigenen BC Servers, von Business Central. Jedoch sind alle Entwicklungen und Bestrebungen cloud-first.
Es kann also sein, dass bestimmte Funktionen, insbesondere im Bereich der kollaborativen Nutzung mit Teams, Excel, Outlook schwerer oder gar nicht ohne Cloudanbindung einsetzbar werden. Diese Strategie betrifft nicht nur Microsoft, sondern viele andere Anbieter von Unternehmenssoftware aller Art.
Ist SaaS grundsätzlich kein Problem, man traut jedoch der Microsoft Cloud nicht, so gibt es weitere Alternativen (siehe Grund 3). Schauen wir aber erstmal was "cloud-ready" eigentlich heißt und warum dies auch ohne Cloud Sinn macht.
WAS bedeutet "cloud-ready" genau?
Gehen wir einmal davon aus, dass Business Central SaaS (Business Central gehostet bei Microsoft mit regelmäßigen automatischen Updates) nicht möglich ist. Warum macht es dann trotzdem Sinn, Ihr Neu- oder Updateprojekt "cloud-ready" zu gestalten?
Cloud-ready bedeutet: Selbst wenn Ihre Business Central Instanz On-premise (also auf Ihren Servern) läuft, so ist sie so konfiguriert und angepasst, dass sie ohne weiteres Zutun auch in der Microsoft Cloud laufen könnte. Bildlich gesprochen sind sie in der Lage jederzeit einen Knopf drücken und Ihre Daten und Anpassungen werden in die Cloud synchronisiert. Ab morgen könnten Sie dann einfach in der Cloud weiterarbeiten und den alten Server in Rente schicken könnten.
Und diese Bild ist gar nicht so abwegig, Microsoft hat einen solchen Synchronisationsmechanismus tatsächlich implementiert! Um "cloud ready" zu sein, muss man sich aber einigen Regeln unterwerfen. Der wesentlichste Punkt dabei ist: Jegliche Anpassungen / Programmierungen müssen so realisiert sein, dass sie den Business Central-Kern nicht verändern.
Aber warum ist "cloud-ready" auch ohne Cloud vorteilhaft? Lesen Sie im Folgenden die wichtigsten fünf Gründe, warum man mindestens "cloud-ready" sein sollte:
Grund 1: Cloud-ready heißt "das letzte große Update"
Viele von Ihnen sind es gewohnt, in Zyklen von etwa fünf bis acht Jahren größere ERP Projekte im Unternehmen zu stemmen. Das ist nicht nur eine Herausforderung an sich, sondern bindet sehr konzentriert viele Mitarbeiter und Budget, durchschüttelt die Organisation und bringt auch ein gewisses Risiko mit sich.
Wenn man das nächste Update cloud-ready durchzieht, so war es das letzte große Update, denn: Man kann ab Go Live die regelmäßigen Updates von Microsoft selber einspielen (lassen). Natürlich wird man auch hier bestimmte Testläufe vorab durchführen, sie sind aber regelmäßig, überschaubar und können heutzutage auch zu großen Teilen programmatisch abgebildet werden.
Updates vom ERP System sind dann ähnlich wie die monatlichen Systemupdates auf Ihrem PC und somit leichter in den lfd. Betrieb zu integrieren.
Grund 2: Cloud-ready heißt "immer up to date"
Nach dem Projekt ist vor dem Projekt – ein abgedroschener Satz, aber ähnlich wie beim Autokauf ist nach Go Live die Version schon wieder alt. Durch die regelmäßigen Updates bleibt man am Puls der Zeit. Man muss sich nicht damit abfinden, dass eine Funktion in der Version nicht da ist oder nicht vollumfänglich funktioniert.
In den letzten Monaten konnten wir in einigen Projekten Anpassungen besser realisieren, da wir wussten, dass eine bestimmte Funktion zeitnah im nächsten Release kommt. Nicht unterschätzen sollte man auch die positiven Auswirkungen für alle Mitarbeiter und den generellen Unternehmenswert, wenn man mit einem modernen System arbeitet.
Grund 3: Cloud-ready heißt "ich kann jetzt handeln und halte mir trotzdem alle Optionen offen"
Sie müssen an Ihr ERP System jetzt ran? Die Prozesse passen nicht mehr, Änderungen und Pflege vom System werden immer teurer? Covid-Home-Office hat den Finger tief in die Wunde gesteckt?
Selbst wenn SaaS bei Microsoft noch keine Option ist, so können Sie jetzt cloud-ready werden und das System erstmal weiter selber oder bei einem spezialisierten Dienstleister in dessen Rechenzentrum betreiben.
Wir arbeiten mit Partnern, die Kunden dedizierte, auf Business Central optimierte Server bereitstellen und auf Wunsch auch die Updates von Microsoft "wie bei Microsoft" automatisiert einspielen.
Grund 4: Cloud-ready heißt "echter Standard, weniger Kompromisse"
Seien wir ehrlich, standardnah in NAV und Business Central zu arbeiten ist seit vielen Jahren unser gemeinsames Ziel. Trotzdem finden wir unglaublich viele große und kleine Programmanpassungen des BC-Standards. Insbesondere zu NAV-Zeiten mussten wir mit dem arbeiten, was in der Version vorhanden war, denn die Aussicht auf ein kurzfristiges Update war gering.
In Projekten oder der lfd. Betreuung wurde dann, aus guten Gründen, eine programmatische Änderung vorgenommen, um den betrieblichen Ablauf zu optimieren. Die Auswirkungen dieser Eingriffe zeigten sich als technische Schulden erst beim nächsten Update.
Bei cloud-ready dürfen wir auch weiterhin das System anpassen, nur sind die Eingriffsmöglichkeiten in den Kernprozessen geringer. Nicht dramatisch, aber es gibt einfach "Ecken", an die wir nicht mehr so schnell herankommen wie früher. Aber das ist gut so! Denn es zwingt uns dazu, die Anforderung und den Prozess zu überdenken.
Nicht selten finden sich beim zweiten Gedanken bessere Lösungen, die auch cloud-ready umgesetzt werden können. Mit den Powertools und dem BC-AppStore hat Microsoft noch zwei weitere Werkzeuge geschaffen, die uns Lösungen bieten können, bevor wir die Programmiertasten klappern lassen.
Und denken sie daran, eine Programmierung ist das Aufwendigste und Teuerste, sei es die Programmierung selber aber auch deren Wartung. Das galt schon immer und hat Updates in der Vergangenheit so aufwendig gemacht.
Grund 5: Cloud-ready heißt "Investitionssicherheit"
Nimmt man die Vorteile der anderen Gründe zusammen, so entsteht das Bild von einer lebendigen, zukunftsfähigen ERP Lösung. Die Gefahr, auf einer nicht mehr durchblickbaren und veralteten Lösung mit hohen technischen Schulden zu sitzen, wird deutlich verringert.
Die Pflege des Systems erfolgt in kleinen Zyklen, die Organisation wird in Zukunft nicht mehr durch Großprojekte belastet. Technische Anforderungen von Ihren Lieferanten und Kunden treffen auf ein state-of-the-art System.
Der Zwang zur Standardnähe erzwingt eine stärkere Warum- und Lösungskultur. Auch können Anpassungen einfacher wieder entfernt werden. Der Zugriff auf den AppStore oder die Nutzung der Power Tools bieten eine breitere Lösungspalette und den Zugriff auf viel mehr fertige Lösungen. Denn irgendwer auf der Welt hatte Ihr Problem vielleicht schonmal?
Fazit
Ich hoffe, diese fünf Gründe, warum man sein ERP System cloud-ready auch ohne Cloud aufsetzen sollte, haben Sie angesprochen und etwas mehr Klarheit in die aktuelle Strategie von Microsoft und Business Central gebracht.
Für uns ist BC SaaS, also Microsoft Cloud, weiterhin das angestrebte Ziel, wenn wir über Neu- und Updateprojekte sprechen. Ist dies nicht möglich, dann empfehlen wir dringend den "cloud ready"-Pfad zu gehen, damit es wirklich das letzte große Update wird.
Viele von Ihnen haben im letzten Jahr von der BREP2CSP Kampagne Gebrauch gemacht und sich ihre kostenlose BC SaaS Version gesichert. Nutzen Sie diese zusammen mit uns, um sich ein eigenes Bild von BC SaaS und cloud-ready zu machen. Bei Interesse kontaktieren Sie uns dazu gerne per Mail.
Für weitere Insights zum Thema Cloud klicken Sie einfach auf den Autor, dann werden Ihnen alle Beiträge des Autors angezeigt. In den kommenden Monaten wird es zu dieser Serie noch weitere Folgen geben. Mit einem Blog-Abonnement werden Sie automatisch darüber informiert.
