Schon wieder Tipps fürs Home Office? Nein, aber diese Anregungen unserer Kunden könnten sich tatsächlich lohnen.
Lesen Sie vom Vorteil kostenfreier Microsoft Produkte, der schnellen Digitalisierung schmerzhafter Dokumentenprozesse mit vorhandenen Werkzeugen, dem Nutzen wenig beachteter Förderprogramme und möglichen Strategien für die „ruhige Zeit“.
Nie zuvor gab es in so kurzer Zeit solch eine Unmenge an Sondermitteilungen, Beiträgen in den sozialen Netzwerken und schnell getakteten Tipps & Tricks - Blogbeiträgen. Wir haben uns da etwas rausgehalten. Nicht, dass wir nichts zu sagen haben, aber irgendjemand war entweder schneller oder besser. Der Grund sich jetzt zu melden, sind unsere Kunden, von denen wir in den letzten Wochen sehr viel gelernt haben.
Neben den bekannten Maßnahmen aus Funk und Fernsehen wird im Kleinen sehr kreativ durch Wechselschichtsysteme, räumliche Umbauten, Sortimentsanpassungen oder schnelles Umschichten zwischen Unternehmensteilen versucht der Krise entgegenzuwirken. Unternehmen, die vorher komplett auf Präsenzarbeit eingestellt waren, haben sich innerhalb kürzester Zeit operativ umgestellt.
Virtuelle Zusammenarbeit fast kostenfrei
Nicht nur wir, sondern auch die Mehrzahl unsere Kunden setzen auf die Office Lösungen von Microsoft. Im Rahmen der Corona-Krise erhält man derzeit eine sechsmonatige, kostenlose Office365E1 Lizenz. Diese enthält neben den bekannten Office-Programmen das vielerorts benannte Teams. Teams ist eine Kollaboration-Software, die Videokonferenzen, Anrufe, Chats, gemeinsame Dokumentenablage, Dokumentenbearbeitung usw. in sich vereint. Unser Kollege Marius berichtete bereits detaillierter in seinem Blogbeitrag.
Die Installation und Bedienung ist nicht schwerer als die bei vielen Unternehmen eingesetzte Telefonsoftware oder bekannte ChatApps auf dem Handy. Und im Gegensatz zur klassischen Telefonsoftware verhält sich Teams wesentlich performanter und unabhängiger von der Infrastruktur und DSL-Leistung der Firma.
Teams kann aber noch wesentlich mehr als Chat und Videokonferenz. Insbesondere die Zusammenarbeit und Ablage von Dokumenten ist einfacher als die vielerorts noch oft genutzten geteilten Netzlaufwerke.
Bei vielen Firmen wurde das Tool zum Beginn der Krise primär zum Zusammenschalten von Home Office Arbeitern eingesetzt. Schnell stellte sich aber das kollaborative Arbeiten mit Dokumenten und Dateiablage als zusätzlicher Nutzen heraus und ersetzte jahrelang geübte Prozesse. Der Schritt zur Einbindung in die eigene Dynamics NAV / BC Installation ist auf lange Sicht dann auch nicht mehr weit entfernt.
Analoge Dokumente tun jetzt richtig weh
Soweit so gut, das Home Office steht und die Verbindung zu Kunden und Kollegen ist da. Doch dann der Schreck, Sie benötigen den einen Ausdruck, der noch auf dem Schreibtisch liegt. Und spätestens am Monatsende erwartet der Arbeitgeber zum Beispiel noch die Reisekostenbelege mit Unterschrift ganz klassisch als Papierbeleg. Solche sehr analoge, meist mit Dokumenten behaftete Prozesse, kommen in den letzten Wochen verstärkt ans Tageslicht.
Selbst wir in der Comsol haben sowas noch, man hat sich daran gewöhnt und im Büroalltag muten sie nicht so schwer an. Aber jetzt rauben Sie uns wirklich Zeit und Nerven. Es ist definitiv der richtige Zeitpunkt etwas dagegen zu tun. Und damit meine ich nicht, dass sie jetzt Tausende von Euro für ein Dokumentenmanagementsystem mit längerer Implementierungszeit ausgeben sollen. Genauso unsinnig wäre aber auch der Gang zum heimischen Scanner, die Umwandlung in ein passendes Dateiformat und der manuelle Versand via Mail.
Halten Sie kurz inne und nutzen Sie die Werkzeuge, die Sie haben, und die bis dato einsam unten im Werkzeugkasten gelegen haben. Microsoft hat vor einigen Wochen eine neue Office App für Mobiltelefone bereitgestellt. Neben der Bearbeitung von Office Dokumenten besitzt sie sehr gute Funktionen zum Fotografieren und Erkennen von Dokumenten, Direktumwandlung in PDF, Word und Excel, Signieren von PDF Belegen und Teilen an ein Ziel Ihrer Wahl.
OFFICE APP und Cloudspeicher geschickt kombiniert
Ein Foto des notwendigen Dokuments, versehen mit einer digitalen Unterschrift und Direktumwandlung in PDF ist mit wenigen Handbewegungen in der Office App gemacht. Das Dokument teilen Sie dann komfortabel (aber bitte nicht via Mail oder WhatsApp) über einen gesicherten Cloudspeicher. Das kann OneDrive von Microsoft sein, den 5GB gibt es für jeden User kostenlos. Unter Nutzung der oben genannten Office Testversion sogar noch mehr.
Verstehen sie mich nicht falsch, es darf auch jeder andere Anbieter nach Ihrem Ermessen sein. Aber falls Sie schon Office oder Teams nutzen, kommt der OneDrive Speicher einfach mit und ist gut in Ihre vorhandene Unternehmensinfrastruktur einzubinden. Die mittels App erfassten Dokumente können Sie bei Bedarf gezielt Kollegen / Abteilungen freigeben oder in NAV / BC einbinden. Eine mögliche Lösung hat unser Kollege Sven in seinem Beitrag zur Belegzuordnung hier beschrieben.
So einfach wird ein analoger Prozess digital. Und das ohne eine Zeile zusätzlichen Programmcode. Alle Werkzeuge sind schon da und Sie können diese Schritte selbstständig durchführen. Denn die einzelnen Tools bedienen sich nicht komplizierter als jede andere App auf Ihrem Handy.
Was man jetzt schon vorbereiten kann
Diese und ähnliche Ideen durch die Nutzung kostenloser oder vernachlässigter Tools wurden in den letzten Wochen umgesetzt und erleichtern das operative Geschäft in dieser Zeit ungemein. Wie lange uns diese Krise letztendlich in die Zange nimmt, kann keiner sagen. Unternehmen haben hier zwei weitere Herausforderungen.
Kurz und mittelfristig muss die Liquidität gesichert werden. Die bekannten Hilfspakete der Regierung werden sicherlich Ihren Beitrag leisten. Weniger bekannt sind hingegen die bereits bestehenden Förderprogramme für digitale Projekte. Dabei kann es sich um die Anschaffung neuer Hardware für z.B. Home-Office oder Server bis hin zu ganzen Beratungs- und Implementierungsprojekten handeln. Von unseren Kunden wissen wir, dass z.B. der Digi-Zuschuss in Hessen oder der bundesweite Go-Digital Zuschuss einen Blick wert sind.
Nachdem es die letzten Jahre mit einem unheimlichen Schwung vorwärts ging, nutzen viele unserer Kunden die “etwas ruhigere” Zeit, um sich Gedanken über zukünftige Projekte zu machen. Dazu gehören die großen Themen wie lange aufgeschobene Updates aber auch kleinere, wie die Digitalisierung bestehender Prozesse. Arbeiten in der Cloud, Automatisierung und kollaboratives Arbeiten aus der Ferne, wie wir es gerade jetzt gezwungenermaßen in kurzer Zeit erlernen müssen, sind aktueller denn je um sich zukunftsfähig aufzustellen.
Bleiben Sie also jetzt schon aufmerksam, die Krise offenbart uns gnadenlos unsere anfälligen Prozesse. Seien Sie kreativ beim Lösen, viele Werkzeuge haben Sie schon im Koffer und deren Anwendung ist wesentlich einfacher als gedacht. Und am Ende des Tages ist die 80% Lösung besser als gar keine.
Haben Sie eine Idee im Kopf? Dann legen Sie los, und wenn Sie Fragen haben, helfen wir natürlich auch gerne weiter.
