Oft ist die Suche eines neuen Mitarbeiters für eine spezielle Position ein langwieriger Prozess. Nach der Einstellung ist dem neuen Mitarbeiter sehr daran gelegen, sich schnell in die Thematik einzuarbeiten, den Kollegenkreis kennenzulernen und sich zügig in vorhandene Prozesse einzufinden. Doch wie schafft ein Unternehmen das bestmöglich in schwierigen Zeiten während der Corona-Pandemie im Homeoffice? Hier ein paar Tipps aus unserer Praxis.
Unsere Neulinge an Board der Comsol
Seit Januar 2020 ist das Team der Comsol um sechs neue Mitarbeiter/innen gewachsen. Lotte, Tom, Johannes, Lukas, Florian und Michael sind monatlich versetzt hinzugekommen und ergänzen unsere Bereiche Beratung, Support, Vertrieb & Marketing und Entwicklung.
Bis zum März konnte die Einarbeitung von Lotte, Tom, Johannes und Lukas noch wie geplant stattfinden, bis dann plötzlich für alle der Weg ins Homeoffice anstand. Florian und Michael starteten ihre Einarbeitung ausschließlich im Homeoffice.
Für alle Neuankömmlinge, die dazugehörigen Teams sowie die Vorgesetzten stellt diese Situation eine besondere Herausforderung dar. Wie bekommt man neue Mitarbeiter – ohne persönlichen Kontakt – am schnellsten und effektivsten auf Flughöhe?
Wir als Comsol arbeiten schon sehr lange mit Homeoffice. Viele Abstimmungen und Meetings liefen auch in der Vergangenheit bereits virtuell. Was jedoch in der aktuellen Zeit viel wichtiger geworden ist, ist der persönliche Kontakt.
Der direkte Austausch unter den Mitarbeitern
Während man im Büro die neuen Mitarbeiter auch mal in der Mittagspause oder in der Kaffeeküche sprechen und dabei kennenlernen kann, übernimmt bei uns diese Rolle während der Zeit im Homeoffice Microsoft Teams und Zoom.
Die Mitarbeiter werden in der „virtuellen Kaffeepause“ vorgestellt und bereits in ein lockeres Gespräch einbezogen. Wo in der Vergangenheit eine Online-Abstimmung oft ohne Kamera verlief, sind wir nun zum Videocall übergegangen, um einen persönlicheren Kontakt untereinander zu haben.
Der persönliche Mentor/Pate
Regelmäßige Abstimmungen mit dem Vorgesetzten als Mentor und viele Online-Meetings sind nötig, um den Mitarbeiter fachlich ins Thema zu holen und eine Mitarbeiterbindung aufzubauen. Mit der Videotelefonie und der Funktion des geteilten Bildschirms in Teams ist es möglich, Dinge zu erläutern und gemeinsam zu erarbeiten. Dabei kann per Video auf den Mitarbeiter direkt eingegangen und mögliche Verständnisprobleme weitgehend vermieden werden.
Engmaschige Abstimmungen im Team
Auch im Team sollten regelmäßig Videokonferenzen stattfinden, um den Alltag im Büro bestmöglich zu imitieren. Dem Mitarbeiter erleichtert dies auch den Einblick in interne Abläufe nach der Homeofficezeit. In der gemeinsamen Remotearbeit kann der Mitarbeiter sein Team am besten kennenlernen.
Strukturierte Einarbeitungsprozesse als Basis
Es gibt bei der Comsol einen speziellen Einarbeitungsplan mit allen Vorkehrungen, die innerhalb des Unternehmens getroffen werden müssen, damit der neue Mitarbeiter direkt starten kann. Dies betrifft unter anderem die Bereitstellung der technischen Ausstattung, die Verantwortlichkeiten der Einarbeitung und die Einarbeitung in unternehmensinterne EDV-Systeme.
Zusätzlich gibt es ein internes Qualifizierungsprogramm für die verschiedenen Unternehmensbereiche, was es unseren Neuen vereinfacht, je nach Vorqualifizierung einen reibungslosen Einstieg in den bestehenden Geschäftsbetrieb zu bekommen. Das Programm wird durch spezielle interne und externe Trainings ergänzt.
Zudem hilft es sehr, wenn gleichbleibende Prozesse intern gut dokumentiert und zentral abgelegt sind. Mit dem Comsol WIKI (im Intranet) und den verschiedenen Teams-Channels, in dem Mitarbeiter Fragen stellen können, haben wir intern gute Erfahrungen gemacht.
Aktiv den Kontakt suchen
Natürlich ist es auch wichtig seitens des Mitarbeiters selbst, den Kontakt zu den Kollegen und Vorgesetzten zu suchen und aufrecht zu erhalten. Wo man im Büro schnell mal eine Frage auf dem Flur stellen kann, muss man im Homeoffice erst eine Verbindung aufbauen.
Hier gilt: Nicht scheuen und auch einmal – aus eigener Sicht – unwichtige Fragen zu stellen. Dies kann per Telefon, Chat, E-Mail oder Videotelefonie stattfinden. Der Mitarbeiter sollte sich mit all diesen Systemen eigenverantwortlich vertraut machen.
Regelmäßige Feedbackgespräche
Um den Stand der Einarbeitung zu checken und offene Fragen zu klären empfehlen wir regelmäßige Feedbackgespräche mit dem Vorgesetzten. Darin kann geklärt werden, wo noch Wissenslücken existieren oder wo vielleicht die Zusammenarbeit etwas klemmt.
Zum Abschluss der Probezeit sollten gemeinsam die weiteren Ziele definiert und die Learnings aus der gemeinsamen Einarbeitungszeit dokumentiert werden.
Fazit
Unsere Erkenntnis zeigt: Auch während einer Ausnahmesituation, wie der aktuellen, ist ein gutes Onboarding möglich, wenn man die richtigen Prozesse und Tools wählt. Des Weiteren ist es hilfreich, wenn die Einarbeitung auch vor der Homeofficezeit bereits effizient im Unternehmen gelöst wurde.
Hier ein paar Erfahrungen unserer Neuen:
„Nach anfänglicher Skepsis über den weiteren Verlauf meiner Einarbeitung wurde ich sehr positiv überrascht und betreue nun schon die ersten Projekte von meinem Homeoffice aus. Trotz schwieriger Situation für alle läuft meine Einarbeitung weiterhin einwandfrei und ich bin sehr zufrieden mit der Comsol.“
Johannes Groß (Beratung/Support)
„Durch verschiedene Konferenz-Tools wie Microsoft Teams wurde die Herausforderung, mich schnell an die Arbeitsweise der neuen Kollegen anzupassen, sehr stark verringert. Natürlich gab es auch die ein oder anderen Bedenken über mögliche Probleme, die aber Dank vorheriger Kommunikation, Planung und Administration nie eingetreten sind. Das hat mir persönlich wieder gezeigt, wie wichtig es ist, eine funktionierende Personal- und IT-Infrastruktur zu haben, aber auch die sozialen Interaktionen zu wahren.“ Florian Winkler (Entwicklung)
„Nach den ersten Monaten Einarbeitung in Kronberg konnte ich mich sehr gut auf das Homeoffice umstellen, da das ganze „Hintergrund-Management“ (Administration, Organisation, Kommunikation zwischen Vorstand und Mitarbeitern) so schnell und reibungslos funktioniert hat. Über Teams konnten wir weiterhin viel kommunizieren und die Einarbeitung fortsetzen. Gute Laune, viel Geduld und ein gutes Stück Selbstorganisation helfen dabei, die Zeit im Homeoffice gut durchzustehen.“
Lotte Heid (Marketing/Vertrieb)
„In Zeiten von 6-7 Wochen Homeoffice im Onboarding sind Termine wie eine "Digitale Kaffeepause" wichtig für mich, um alle Gesichter zu sehen und meine neuen Kollegen auch mal abseits von Projekten etwas kennen zu lernen. In der Team-Abstimmung ist es notwendig, sich deutlich häufiger abzustimmen, als es im gemeinsamen Office der Fall wäre.“
Lukas Schütz (Vertrieb)
„Trotz der räumlichen Distanz, konnte ich schnell mit der Einarbeitung in die mir zugewiesenen Aufgabengebiete starten. Dank der verfügbaren Ausstattung und IT-Infrastruktur ist sowohl die Kommunikation mit dem Team, als auch die Einarbeitung in die neue Systemlandschaft problemlos und unkompliziert möglich.
Auch wenn mich die gelungene Umsetzung der Homeoffice-Lösung positiv überrascht hat, freue ich mich, wenn ein normaler Alltag und eine direkte Zusammenarbeit wieder möglich ist.“
Michael In der Au (Beratung)
